Секреты эффективного делегирования

Почему делегирование важно для лидера и сотрудников?

Делегирование работы важно по основным причинам: повышение личной продуктивности с возможностью высвободить время, а также демонстрация доверия вашей команде. К тому же, вы даете шанс сотрудникам показать свой профессионализм, более креативно подойти к задаче и проявить себя.

Успешное делегирование помогает предотвратить выгорание и переутомление коллектива. Развитие этих навыков проявляется через понимание желаемых результатов по конкретной задаче и распределение работы между членами команды с учетом их профессиональных качеств.

Не существует универсального и простого сценария, той отправной точки, которая указывает на необходимость делегирования.

Но можно задать себе простые вопросы, которые помогут понять возможные трудности:

→ Соответствует ли эта работа компетенциям сотрудника?

→ Станет ли эта задача возможностью для кого-то расти и развивать навыки?

→ Будет ли задание повторяться в будущем?

→ Есть ли время эффективно делегировать эту работу, включая обучение другого человека и обратную связь?

→ Повлияет ли неудача на успех проекта?

→ Есть ли резерв времени для коррекции задачи в случае неудачи?

1. Определите охват работы, которую нужно делегировать

Не все можно делегировать. Некоторые задачи несут стратегическую / критическую роль для бизнеса, поэтому их нельзя поручать другому сотруднику. Прежде чем приступить к процессу, оцените важность работы и последствия ее делегирования.

Это не значит, что вы не можете делегировать важные задачи. Если в вашей команде есть сотрудник, который обладает необходимыми навыками, ответственностью, трудолюбием и уже проявлял себя в проектах, можно поручить ему эту работу. Но не стоит забывать, что достижение низкого / высокого результата по-прежнему остается в вашей зоне ответственности.

2. Уточните приоритеты

Понимание приоритета и сложности проекта облегчает процесс поручения задач. Если какая-то из них имеет высокий приоритет, приступить к ее выполнению необходимо как можно скорее - вам или кому-то другому. В зависимости от типа работы вы можете решить: выполнять ее самостоятельно или делегировать.

Лучший способ прояснить приоритеты - провести взаимосвязь работы с целями команды и компании. Когда у команды есть ясное представление о том, почему работа важна, будет легче расставить приоритеты и безупречно выполнить задачу.

3. Учитывайте сильные стороны каждого члена команды

Частью делегирования является уверенность в том, что человек, которому вы передаете работу, настроен на успех. Для этого убедитесь, что у вас есть четкое понимание сильных сторон каждого члена команды, его интересы. Во время регулярных встреч давайте обратную связь, слушайте доклады, интересуйтесь, чтобы понять потенциал человека, увидеть его стремление расти и выполнять что-то большее, чем привычную и монотонную работу в офисе.

4. Инвестируйте в обучение

Возможно, есть работа, которую никто из вашей команды не сможет выполнить, кроме вас. Но это не значит, что ее нельзя делегировать. Решением станет обучение сотрудников.

Конечно, обучение требует времени, поэтому может возникнуть соблазн сделать задачу самостоятельно. Если позволяет время, не нужно спешить. Обучение в первую очередь - это инвестиция в команду, сотрудников и в свою рабочую нагрузку - ведь делегируя, вы ее снижаете.

Со временем окупится время, потраченное на обучение, поскольку человек сможет выполнять сложную и важную работу, а значит, высвободится время руководителя для еще более приоритетных задач.

5. Значение обратной связи

Делегирование - это хорошая возможность для обратной связи и общения. После выбора сотрудника следует убедиться, что у него есть возможность связаться с вами по любым вопросам, поэтому запланируйте время для проверки и обратной связи по задаче.

Всегда давайте конструктивную обратную связь в любых делегированных задачах. Будьте открыты, внимательно выслушайте сотрудника: есть ли у него вопросы по проекту, в каких векторах выполнения возникли трудности. Не давайте сразу решение - проанализируйте варианты, по которым сотрудник намерен разрешить сложившиеся проблемы.

6. Сосредоточьтесь на результатах

Цель делегированной работы - это не абсолютное повторение того, как эту работу выполнили бы вы. Давайте сотрудникам простор для креатива. Ничего страшного, если они применяют другие инструменты и иными способами достигают желаемых результатов.

Сосредоточьтесь на конечной цели и дайте участникам команды возможность придумать собственный алгоритм выполнения работы. Это позволит им развивать собственные навыки, и в то же время подчеркнет доверие руководителя.

7. Доверяйте, но проверяйте

В процессе работы команды не следует тотально контролировать сотрудников: попробуйте сделать шаг назад и предоставить участнику команды пространство, необходимое для выполнения работы. Периодически проверяйте промежуточные результаты, чтобы понять, нужна ли дополнительная поддержка. Но в то же время оставайтесь в стороне, чтобы показать своей команде, что вы им доверяете.

Безусловно, руководитель несет ответственность за успех работы. Если вы впервые делегируете сложную задачу, внедрите цикл проверки / период последующего наблюдения, чтобы проанализировать проделанную работу и, если необходимо, скорректировать ее в правильном направлении.