«Человек – только мельчайшая песчинка в огромном людском водовороте, захлестнувшем на короткий миг земную поверхность; но он становится всесильным, как только разгадает тайну, что хаос – ничто» (У.С. Моэм).
В период зарождения бизнеса процесс управления компанией решается стихийно – по мере возникновения проблем. Четкая руководящая система отсутствует, еще не приобретены модели управления, глава компании только нащупывает успешные управленческие действия для дальнейшей их систематизации. В новой, молодой компании действует нерегулярный менеджмент – нет конкретных правил и аксиом, проверенных жизнью.
Регулярный менеджмент внедряется в компаниях, которые уже прошли период становления и «переболели» подростковой нестабильностью. Они успешно преодолели старт, вышли на рынок и готовы отвоевать свое «место под солнцем». Наступил очевидный период зрелости организации, самое время применять эффективные инструменты в управлении, а именно – внедрять законы и правила регулярного менеджмента.
Управленческий абсолют: регулярный менеджмент
Управленческий абсолют: регулярный менеджмент. Регулярный менеджмент – это мощный фундамент компании, на котором закреплены все «опорные точки» управления предприятием, персоналом, технологическими процессами, коллективными и партнерскими отношениями. Суть системы заключается в установлении стабильных правил поведения людей в циклических процессах, наблюдающихся в процессе развития организации. Внедрение регулярного менеджмента подразумевает не только формирование алгоритма действия в конкретной ситуации для искоренения хаоса, но и контролирование четкого следования установленным нормам.
Система регулярного менеджмента создана для наведения порядка в бизнесе: с применением ее методик компания перестает быть неуправляемым кораблем, который, словно щепку, бросает стихия о волны. Инструменты системы позволяют спокойно и уверенно управлять им, не боясь, что случайная непогода в виде очередной проверки разрушит его.
Применение регулярного менеджмента можно сравнить с переходом производства из ручной сборки к полной автоматизации. Процессы, которые ранее требовали приложения сил, времени и управления в ручном режиме, развиваются по налаженному графику. Руководитель же должен контролировать саму систему и решать задачи, которые невозможно автоматизировать.
Основные системы компании, которые охватывает регулярный менеджмент, следующие:
- Финансы
- Логистика
- Бизнес-план
- Структура компании
- Учет
- Маркетинг
Также можно выделить дополнительные элементы, без которых невозможна полная «автоматизация» управления: реинжиниринг бизнес-процессов и оборот документации. Внедрение регулярного менеджмента подразумевает тщательное планирование всех систем, базирующееся на реальных потребностях рынка и возможностях конкретной компании с использованием эффективных инструментов маркетинга.
Симптомы «болезни» компании: время внедрить регулярный менеджмент
Тревожные признаки снижения темпов развития компании могут сформироваться на любом этапе. Рассмотрим пример. Все бизнес-процессы идут своим чередом: оборот продаж повышается, вводятся новые мощности, идет стабильное производство, отмечается высокий спрос продукции на рынке. Однако тенденции рентабельности неуклонно снижаются. И основная причина – хаос, царящий в компании.
Система, построенная на личном энтузиазме руководителя, не может долго существовать. Отсутствие автоматизированного управления приводит к росту себестоимости продукции, утраты контроля над организацией и кризису с очевидными убытками.
Самое время применить регулярный менеджмент и искоренить хаос! Причем процесс необходимо запускать в момент, когда формируются первые предпосылки к внедрению системы:
- Систематическая загруженность руководителя
- Отсутствие ответственности и инициативности в коллективе
- Решения по любому вопросу принимает исключительно управленец
- Отсутствует четкий регламент обязанностей персонала
- Снизилось качество работы сотрудников
- Растет конфликтность в коллективной среде
- Мелочи «съедают» все рабочее время, основная работа продвигается с трудом
- Не выполняются поставленные задачи
- Руководитель утрачивает контроль над масштабной компанией и уже физически не может решить все вопросы
- «Тают» квалифицированные сотрудники
- Рентабельность компании на нуле
Внедрение регулярного менеджмента в компанию с такими проблемами – верное и единственное решение. Причем система не подразумевает наведение порядка в управлении компанией исключительно методами регламентирования и введения правил. Применение этих инструментов поможет, но не искоренит хаос. Справиться с проблемами компании поможет глобальное внедрение новой системы управления с применением всех ее инструментов, методик и полной трансформации устоявшихся правил организации, тянущих ее вниз.
Преодолеваем кризис: как внедрить регулярный менеджмент
Внедрение системы регулярного менеджмента в организацию неосуществимо, если она обладает минимальным количеством ресурсов. Глава компании должен выделить средства на проект из резерва, что предоставит ему свободу действий на период внедрения и не скажется на финансовом положении предприятия.
Очень важен анализ возможности внедрения системы в жизнь компании. Анализируя и оценивая организацию с точки наблюдателя, руководителю и сотрудникам открывается полная картина хаотичной ситуации и варианты ее решения, которые предлагает регулярный менеджмент. Оценка общего положения дел в компании поможет предупредить трудности, грамотно распределить ресурсы и выявить сотрудников, которые в дальнейшем будут способствовать активному развитию компании. Попутно определяются работники, не согласные с нововведениями: им придется пересмотреть свое отношение к рабочим обязанностям или покинуть компанию.
Важное место занимает планирование намеченных работ по внедрению новой системы управления: разрабатываются ключевые шаги, проводится анализ выделенных ресурсов. На любом этапе уместен аудит внедряемой системы. Выявление показателей успешного входа регулярного менеджмента в жизнь компании – верный путь к ее долгожительству.
Создаваемый проект внедрения должен максимально дополнять и правильно видоизменять бизнес-процессы, повышать эффективность задач и целей, а не создавать дополнительные трудности. В общем для внедрения регулярного менеджмента проводятся такие мероприятия:
- Принятие всеми участниками высшего руководства (основателями, владельцами) принципов действия внедряемого проекта и неукоснительное следование им. Глава организации отвечает за результат проекта и обеспечивает все условия для его интеграции с бизнес-процессами компании.
- Вовлечение штата работников. Все работники должны принимать участие во внедряемом проекте: проводятся открытые обсуждения знаний, опыта сотрудников, предоставляется возможность намечать цели своей деятельности в компании, проводится анализ уровня удовлетворенности штата новой системой с выявлением недочетов.
- Оценка реальных возможностей компании по использованию системы, установление областей применения.
- Планирование и мониторинг внедрения с учетом текущих задач компании.
- Распределение новых полномочий работников в области управления технологическими процессами.
- Проведение аудита эффективности регулярного менеджмента для организации.
Полный переход компании к новой системе управления долгий – в среднем он занимает 10-12 месяцев упорного труда и вложений. Суть и результаты внедрения регулярного менеджмента в подробностях представлены ниже.
Ниши:
1. Структура компании
Суть преобразования: Трансформация оргструктуры в максимально управляемую и удобную для конкретного направления бизнеса.
Вовлеченные участки: Все отделы компании.
Результат: Повышается ответственность персонала, стабилизируется управляемость компанией.
2. Учет
Суть преобразования: Внедрение экономического (управленческого) учета в бухгалтерию.
Вовлеченные участки: Производственный отдел, отдел поставок и продаж, бухгалтерия.
Результат: Оперативное отображение затрат, доходов, калькуляция прибыли.
3. Финансы
Суть преобразования: Использование системы бюджетирования.
Вовлеченные участки: Руководящий, экономический отделы, бухгалтерия.
Результат: Возможность управления финансовыми потоками, контролирование прибыли и затрат.
4. Бизнес-план
Суть преобразования: Внедрение системы бизнес-планирования.
Вовлеченные участки: Отделы продаж, поставок, бухгалтерия, экономический и руководящий отделы.
Результат: Руководство может планировать движение средств с высокой точностью и оперативностью.
5. Маркетинг
Суть преобразования: Внедрение маркетинга в процессы компании, контролирование рынка, отслеживание спроса потребителей.
Вовлеченные участки: Отделы поставок, продаж, планирования.
Результат: Руководитель может обоснованно управлять предприятием, внедряя в производство продукты, востребованные на рынке.
6. Логистика
Суть преобразования: Внедрение налаженной системы поставок, перевозок, организация работы цехов, складов.
Вовлеченные участки: Отделы поставок, сбыта, производственный цех.
Результат: Движение основных материалов и продуктов в компании обретает согласованную и взаимосвязанную форму.
Непростые задачи: основные ошибки при построении системы
Внедрение регулярного менеджмента – это долгий, но результативный путь. Он обеспечивает функционирование всех бизнес-процессов в одном русле, как в едином организме. Одни бизнес-операции плавно перетекают в другие, достигаются коллективные цели, эффективно решаются поставленные задачи в рамках стратегии компании.
Акценты деятельности всех отделов организации во внедренных элементах системы расставляются автоматично, интуитивно, в зависимости от ситуации. Однако проблем не избежать, и в основном они заключаются в неверном подходе руководителей к построению системы, из чего «выплывают» очевидные ошибки внедрения:
- Руководство не осознало, полностью не проанализировало проблемы компании, а уже приступило к действиям. Такой подход только усугубляет хаос и ничего не решает. Например: руководитель намерен ввести в компанию систему тайм-менеджмента, чтобы работники эффективно управляли своим рабочим временем. В результате образуется бардак: появляется длинный перечень новых заданий, которые нужно выполнять, однако сотрудники не понимают, кто конкретно должен ими заниматься и когда им делать основную работу.
- Привлечение к набору персонала низкоквалифицированных рекрутеров. Наемный специалист, плохо разбирающийся в системе и сути должностных обязанностей, не в состоянии правильно сформулировать алгоритм набора сотрудников в компанию, что может привести к обратному результату. В итоге руководителю понадобится время для полного пересмотра нанятых работников, а также дополнительные средства, которые не входили в запланированный список расходов, выделенных на внедрение регулярного менеджмента. Для привлечения профессиональных рекрутеров обращайтесь в проверенные агентства, завоевавшие внимание клиентов опытом и надежностью.
- Неверный подход к изменению организационной структуры. Например, руководитель активно внедряет ротацию персонала, надеясь на улучшение результатов работы, однако не обращает внимание на функции должностей. В итоге подчиненные относятся к своим обязанностям по-прежнему, меняется лишь их статус.
- Фрагментарное внедрение регулярного менеджмента. Важно понимать, что это целостная система, и применяя ее отдельные части, трудно добиться глобального изменения управления. Например, руководитель не намерен применять технологии планирования личных дел, оставляя эту нишу в прежнем формате. В результате образуется «лоскутное одеяло»: некоторые сегменты компании работают в новом направлении, тогда как отдельные ниши совершенно не видоизменены. Как итог – зря потраченные средства, ведь существенных модификаций в работе компании не происходит.
- Собственник не принимает участие в процессе внедрения, занимая при этом важную роль в стратегическом управлении организацией. Как результат – проект тормозится в промежуточном этапе и не получает должного развития.
Принятие системы как целостной методики является основным ключом к ее пониманию и осязанию. Каждый ее элемент взаимозависим и дополняет остальные, направляет их в правильном течении. Частичное функционирование системы может нанести значительный урон, порой даже больший, чем старый формат управления организацией.
Регулярный менеджмент: системный подход в преодолении хаоса
Основную цель, которую ставит перед собой регулярный менеджмент – это системный подход к управлению компанией на всех этапах и процессах. Эксперт по регулярному менеджменту Александр Фридман в свих авторских курсах подробно раскрывает суть «автоматизации» управления компанией и персоналом путем внедрения мощной системы, охватывающей:
- Правила и регламенты
- Поставленные цели
- Действия по достижению целей
- Ресурсы компании
- Структуры и процессы производства
- Управленческие и рабочие технологии
Рекомендуем к просмотру вебинар Александра Фридмана "Внедрение Хаос-менеджмента".
Только полная «проработка» и изменение всех принципов, выработанных на протяжении существования компании, поможет систематизировать управление, достичь эффективных результатов от сотрудников, повышения прибыли и роста рентабельности. Узнать о секретах эффективного внедрения регулярного менеджмента вы можете, записавшись на курс Александра Фридмана «Корпоративные хронофаги: найти и обезвредить».
Полезные статьи и материалы:
Мифы о делегировании.
7 лучших книг по менеджменту и бизнесу.
Александр Фридман. Результат без насилия и проповедей.
