Мы знаем, что продуктивность – большой шаг к успеху и личным достижениям. Активно «вкладываясь» в работу, можно существенно повысить эффективность своего труда и достичь небывалых высот в карьере. Но каждый раз с унынием отмечаем, что день прошел, а запланированной работы было сделано очень мало. Как повысить продуктивность на работе?
«Продуктивность – не случайность. Это всегда результат стремления к совершенству, разумного планирования и целенаправленных усилий»
На одном из своих семинаров Александр Фридман рассказал интересную притчу. Путешественник, гуляя по лесу, увидел дровосека, который усердно рубил топором лес. Топор был очень тупым, и работнику приходилось прикладывать немало усилий для того, чтобы работа хоть немного продвигалась вперед. Необходимый инструмент, с помощью которого можно было бы наточить топор, у дровосека также имелся – он лежал недалеко от места работы. Когда путешественник, удивленный такой картиной, спросил, почему дровосек не наточит тупой топор, тот ответил, что ему некогда – нужно срубить это дерево, и чем быстрее он это сделает, тем лучше...
В чем дровосек измерял личную продуктивность? В количестве ударов, не отвлекаясь на «ненужный» перерыв, в течение которого можно было бы и наточить топор, и отдохнуть, и срубить это дерево, причем сделать это в несколько раз быстрее. Неправильный подход к делу, отсутствие планирования – «враги» продуктивности, мешающие дровосеку выполнить его работу быстро и с наименьшими затратами сил.
«Фактически планирование и организация являются предпосылками. Один час, потраченный на планирование, экономит четыре часа бессмысленных размахиваний тупым топором»
Бенджамин Франклин придерживался строгого «кодекса» поведения и собственной философии эффективной деятельности. Это позволило ему распределить каждую минуту своего времени и сделать много выдающихся дел: создать Почтовую службу Америки, нести почетную миссию посла во Франции, решать бизнес-вопросы основанной им типографии и многое другое. Но даже в таком плотном графике Франклин обязательно выделял время для досуга и приятного времяпрепровождения, например, для запуска воздушного змея в дождливую погоду. Если бы перед Франклином стояла задача срубить дерево, он, без сомнения, 2/3 рабочего времени уделил бы наточке топора.
Как повысить продуктивность: 9 правил высокой производительности
«Будьте преисполнены решимостью выполнять то, что вы должны. Неукоснительно осуществляйте то, что было решено»
Повышение продуктивности работы станет возможным, если вы будете придерживаться таких несложных правил:
1. Планируйте задачи. Да, планирование отнимает какую-часть времени. Но повысить продуктивность без правильного распределения и акцентирования первостепенных задач будет очень трудно. Точно дозируйте свое время и помните: успешные люди ценят каждую минуту, ведь время – деньги. Как грамотно распланировать свое время? Об этом вы сможете узнать на авторском курсе Александра Фридмана «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента»
«Ничто не является менее продуктивным, чем эффективно сделать то, что не должно быть сделано вовсе»
2. Не тоните на «мелководье». Выделяйте конкретные цели сегодняшнего дня, причем важные задачи ставьте в выполнение первыми, а остальные отодвигайте на конец работы. Помня выражение М. Твена, «съешьте лягушку» с утра. Другими словами, к самому трудоемкому, неприятному делу лучше приступить в начале рабочего дня, не откладывая его «на потом». Завершение работы принесет вам заряд бодрости и энергии на весь оставшийся день!
«Нам не всегда нужно делать больше. Чаще всего нам нужно сосредоточиться на меньшем»
3. Концентрация на одном деле. Как быть продуктивным, если предстоит выполнить очень много работы? Многозадачность не ваш помощник, если вы решили повысить собственную производительность. Наш мозг можно сравнить с работой компьютера: если одновременно запустить много программ, работа будет идти намного медленнее. Запланировали задачи? Выполняйте их последовательно, но не одновременно. Используйте «метод АБВГД». Этот эффективный способ выделения главных задач приводит к максимальному сосредоточению на самом важном деле, причем пока не выполнена работа А, к задачам Б и В приступать нельзя. Просто, но помогает!
«Если вы тратите слишком много времени, думая о чем-то, то никогда не сделаете это»
4. Минимум отвлекающих факторов. Гаджеты, интернет, просмотр писем на почте, звонки: эти «пожиратели времени» отвлекают вас от работы и снижают продуктивность. Возьмите за привычку в процессе работы отвечать только на важные звонки, установите лимит просмотра писем. Не отвлекайтесь на социальные сети, рекламу, новости, а сосредоточьтесь на работе.
«Повышение продуктивности означает меньше человеческого пота»
5. Помните о правиле 20/80 (закон Парето). Этот постулат гласит, что чаще всего 80% результата зависит от 20% эффективных работ. Продуктивный человек знает, выполнение каких пунктов приводит к наилучшему результату работы и сосредотачивается на них, игнорируя остальные.
«Большая часть стресса не из-за того, что слишком много нужно сделать, а от незавершенности того, что начали»
6. Нет – спискам! Да – плану на рабочий день, разбитому на блоки. Если вы запланировали на день 100% работы и рассчитываете выполнить намеченное, не огорчайтесь, если вы сделаете только 40% (по статистике это действительно так). Нерешенные дела, которые «висят» над вами, приводят к стрессу. Поэтому вносите свои задачи в календарь и старайтесь жить каждый день по созданному плану, разбитому на небольшие, блоки, состоящие из 15-30 минут.
«Сосредоточьте все свои мысли о работе. Солнечные лучи не жгут, пока не сфокусированы в одной точке»
7. Чистота на рабочем столе – «чистота» в голове. Дикий хаос, царящий за вашим столом, сеет несобранность, непродуктивность, апатию. Используйте эффективный инструмент, который поможет вам в управлении временем – корзину для мусора. Выбрасывайте ненужные бумаги, отправляйте на компьютере в корзину старые файлы, и вы не будете затрачивать львиную долю рабочего времени на поиск нужного документа.
«Простое усилие, чтобы уделить положительное внимание людям имеет много общего с продуктивностью»
8. Умейте сказать «нет». Если вы хотите достичь высокой продуктивности, одним из ваших помощников является вежливое слово «нет», сказанное в ответ на предложение решить задачу, не входящую для вас в приоритетные.
«Я больше не ставлю цель сделать больше, я ставлю цель сократить количество того, что надо сделать»
9. Делегирование. Как быть продуктивным на работе, если вы ответственны за «тысячу дел»? Ответ простой: делегируйте то, что можно делегировать. Об эффективных приемах делегирования можно узнать на авторском курсе Александра Фридмана «Делегирование: результат руками сотрудников»
Кэл Ньюпорт – профессор университета в Джорджтауне, доктор информатики и автор книг. Ежедневно он преподает в институте, выделяет время для написания научных статей в различные издания. Кроме того, он пишет книги и ведет личный блог. Все это профессор делает строго в рабочее время – до 17.30 и практически никогда не берет работу домой. У него нет помощников или сверхчеловеческих свойств супергероя. Кэл твердо знает, как быть продуктивным. Он составляет расписание на каждый день, скрупулезно планирует все задачи, фокусируя внимание на приоритетных. Кэл придерживается правила, что лучше выполнить меньше задач увлеченно, чем много, но медленно и без интереса. Соблюдая каждый из пунктов своего графика, профессор рационально распоряжается делами, не перегружен работой и всегда имеет время для отдыха со своей семьей.
Кэл Ньюпорт сказал: «Вы должны установить границы, если хотите соблюдать баланс между работой и личной жизнью. Ограничения во времени будут способствовать вашей эффективности».
Мы рекомендуем:
