Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента

«Время – наша главная ценность. Однако мы склонны тратить его зря, убивать и проводить впустую вместо того, чтобы использовать в своих целях» (Дж. Рон)

Тайм-менеджмент

Ритм жизни современного человека трудно назвать размеренным и безмятежным. Ежедневный драйв, загруженность рабочими делами, огромные объемы срочных задач, которые постоянно накапливаются, дедлайны, – от такого неистового графика кругом идет голова. Состояние «не знаю, за что хвататься в первую очередь» вряд ли поможет решить скопившиеся дела, а неумение распоряжаться личным временем может обойтись дорогой ценой: стрессом, апатией, быстрой утомляемостью, невыполнением первостепенных задач, эмоциональным выгоранием. Если вас не радует положение ваших дел, а хроническая нехватка времени стала привычной, самое время обратиться к системе, предназначенной для наведения порядка в любых начинаниях, а именно – к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент: история и развитие

Не существует эксперта, который мог бы уверенно заявить: «Именно я изобрел системы и методики этой дисциплины», так как это было бы неправдой. Основы контроля, планирования и управления временем не формировались в определенном периоде – они создавались по крупице, складываясь мозаикой из далеких древних эпох античными философами, а затем дополнялись технологиями ученых современности.

Тайм-менеджмент (от англ. time management) – это система организации, планирования и управления временем, повышение эффективности его использования в условиях работы и в повседневной жизни.

Первые несмелые попытки влиять на время принадлежат философу Луцию Сенеке (65 год н.э). В письмах известному поэту и своему другу он рекомендовал применять в работе некоторые технологии, позволяющие распределять время – вести его письменный учет, делить на полезно проведенное и зря потраченное, анализировать пройденные этапы.

Позже, в XV веке, о методиках управления временем заговорил ученый из солнечной Италии Л. Альберти. В своих письмах он затрагивал важность эффективного планирования своего дня: составления подробного списка дел, группировки их по первостепенности. Именно ему принадлежат золотые слова, которые и сегодня используют многие успешные люди: «Сон, еду, развлечения можно отложить на потом, бизнес – никогда». Альберти знал, что залог удачи в любых начинаниях – правильное разграничение времени для извлечения из него максимум пользы.

Cистема управления временем

Существенные вклады в историю развития дисциплины в свое время внесли И. Ньютон, А. Дюма, Ф. Энгельс, И. Кант, В. Ленин. Эти личности строили глобальные схемы управления личным временем, создавали уникальные методики управления и влияния на свой рабочий график, что позволило им полезно и продуктивно провести не только день или месяц, но и всю жизнь.

Одним из выдающихся людей на планете, чью фразу «Время – это деньги» знает каждый, является Бенджамин Франклин. Ему принадлежит огромное количество изобретений, которыми мы пользуемся и сегодня, а чтобы все успеть и не потратить ни один день жизни впустую, Франклин придумал четкую систему распределения времени, которая позволяла в несколько раз повысить собственную продуктивность.

В 1916 году учетом времени занялся известный российский биолог А. Любищев. Его система тайм-менеджмента имела успех и доказала эффективность созданных установок (не взваливать на себя кипу срочных поручений, ночной отдых – не менее 8-10 часов, комбинация монотонной и легкой работы, перерывы в течение дня). Уникальные методики этого человека, технологии и принципы контроля времени открыл миру его друг, писатель Даниил Гранин в книге «Эта странная жизнь». В книге изложена научная система распределения времени гениального ученого А. Любищева, по которой он жил 56 лет. Он создал правила, которые актуальны и в наше время и составляют важные основы тайм-менеджмента. Книга раскрывает интересные стороны жизни ученого: как грамотно распоряжаться личным и рабочим временем, отдыхать, уделять время друзьям, а также не забывать радоваться жизни и строить прочные семейные отношения. Впервые книга была выпущена в 1974 году, 100-тысячный (!) тираж мгновенно был раскуплен. Издание обрело сумасшедшую популярность: оно переиздавалось много раз; выпущены книги на иностранных языках (немецком, английском), которые и сегодня пользуются большим успехом в других странах.

Основы тайм-менеджмента, используемые в современном мире, были заложены Ф. Тейлором (начало XX века). Именно он предложил использовать научный подход в организации работы торговых работников, применять эффективные методики планирования и управления временем для достижения высокой продуктивности.

Эффективное планирование рабочего дня

Основоположником понятия «тайм-менеджмент» считается предприниматель из Дании К. Меллер. В 1975 году он основал одноименную компанию, создал прототип органайзера (уникальный блокнот) и организовал первые тренинги по его заполнению.

В наше время большинство изданий по тайм-менеджменту – это переводы англоязычных бестселлеров Брайана Трейси, Дэвида Аллена и других известных авторов. Инициатором развития и популяризации тайм-менеджмента в России является кандидат экономических наук Глеб Архангельский. Его нельзя назвать основоположником методик или изобретателем технологий. Однако именно ему принадлежат публикации первых русскоязычных книг и пособий о тайм-менеджменте, в основу которых положены яркие примеры из российской практики, написанные понятным языком.

Контроль над временем: задачи и основы тайм-менеджмента

Умение правильно «дозировать» время и выделять четкие приоритеты – основополагающие законы тайм-менеджмента. Грамотно распределяя свои ресурсы, выделяя важные и второстепенные задачи, человек полностью начинает контролировать свое время, а суета с авралами и «неразберихой» исчезает сама по себе.Задачи, которые решает тайм-менеджмент, позволяют человеку:

  • Достичь поставленных целей, затрачивая при этом минимальное количество времени
  • Добиться высоких результатов в любых начинаниях (в бизнесе, личной жизни)
  • Рационально распоряжаться своим рабочим и личным временем, иметь полноценный отдых, время на досуг, хобби, общение с близкими
  • Параллельно выполнять несколько дел
  • Увеличить свое материальное благополучие
  • Избавиться от стресса, постоянной загруженности делами, усталости
  • Минимизировать влияние стрессов
  • Обладать свободой в поступках и выборе
  • Иметь четкий план на будущее
  • Осуществлять полный контроль над своей жизнью
Инструменты тайм-менеджмента

Успешный человек знает, что самая большая и быстротечная ценность, которой он обладает на 100% – это время. Он ведет ежедневники, умеет составлять долгосрочные планы, продумывает до мелочей каждый свой шаг. У людей, контролирующих свое время, всегда полно задач и идей, а количество дел, которое они успевают провести в течение дня, просто поражает. Однако они не выглядят измученными, напряженными, а наоборот, излучают позитив, с энтузиазмом и рвением подходят к любой задаче и знают, что выполнят ее в срок. Они владеют каким-то великим секретом? Безусловно, нет. Они просто умеют рационально распоряжаться каждой минутой и применяют действенные инструменты тайм-менеджмента.

Законы равновесия: система управления временем

Тайм-менеджмент не является прерогативой исключительно для деловых людей. Любой человек, будь то деловая женщина, домохозяйка, государственный работник или бизнесмен, испытывающий острую нехватку времени и серьезно задумывающийся о его грамотном распределении, может использовать эту «науку порядка» и достичь высоких результатов.

В основу тайм-менеджмента заложена конкретная схема, позволяющая систематизировать проводимые процессы:

  • Первоначальный анализ целей
  • Разработка и внедрение технологий, инструментов, стратегий
  • Точное планирование
  • Формирование и распределение приоритетов
  • Реализация
  • Контроль, управление
  • Анализ результатов

Каждый человек обладает набором каких-то предрасположенностей, полученных на генетическом уровне или выработанных в течение жизни. Одни люди склонны самостоятельно планировать и распределять время, другим необходима помощь в лице опытного эксперта, открывающего теоретическую и практическую базу новичку. Авторские курсы Александра Фридмана «Делегирование. Результат руками сотрудников» и «Вы или Хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента», на которых автор откроет уникальные методики и инструменты, которые помогут повысить точность управления поставленными целями, научат определять первоочередные задачи и решать проблему дефицита времени.

Управление временем: шаг к свободе и продуктивности

Планирование рабочего дня

Внедрение системы тайм-менеджмента не покажется сложной и неразрешимой задачей, если знать основные ее правила и придерживаться им. Эта наука поможет увеличить продуктивность в несколько раз, сконцентрироваться на важных задачах, а ненужные отбросить «в корзину». Анализ и четкое «дозирование» времени способствует возникновению дополнительного временного пространства, которое можно планировать и полезно использовать.

Итак, рассмотрим основные правила тайм-менеджмента:

  • Грамотное планирование и четкое распределение – на первом плане. Составляйте конкретные списки дел, ведите ежедневники, пользуйтесь органайзерами. Они предназначены для визуального обозначения задач и их анализа.
  • Выделяйте приоритеты. Определите дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а второстепенные помещайте в конец списка. Обозначайте время, которое вы выделяете для решения этих задач.
  • Фильтруйте любую информацию. Чтобы не перегружать мозг ненужными данными, а затем не тратить время на их усвоение (переработку), отсеивайте ненужную информацию на этапе ее получения. Запоминайте и фиксируйте в памяти только важное!
  • Нет – «пожирателям» времени. Проверка почты, социальные сети, бесцельное «листание» страниц интернета, общение по Skype забирает у нас львиную долю времени. Запомните – это время, потраченное впустую. Безусловно, эти вещи невозможно полностью исключить из своей жизни. Однако полезное время – только для полезных дел.
  • Полная концентрация на одной задаче. Параллельно выполнять несколько задач может только человек, у которого есть «третья рука». Максимально сосредоточившись на одном деле, вы выполните его в короткий срок и плавно перейдете к выполнению следующего.
  • Сложное дело – в первую очередь. Отправляя важные задачи на конец дня, вы создаете неприятное напряжение, в котором находитесь большую часть суток. Как следствие – усталость, раздражение, неприятный осадок на душе. Сделайте трудное дело в начале рабочего дня, и остальная его часть пройдет легко и непринужденно!
  • Хаос на рабочем столе – беспорядок в мыслях. Регулярно разбирайте бумаги, следите за чистотой стола, монитора. Идеальный порядок в папках, корзина для мусора под столом, чистая клавиатура, список дел на сегодня – и вы готовы к покорению любых вершин!
  • Удобство и комфорт: организация рабочего пространства. Максимально удобный стул, правильное направление света, отдельная зона, выделенная для работы – эти детали повышают продуктивность и помогают сконцентрироваться на деле, исключив дискомфорт от неудобства или недостатка света.
  • Знайте свои биоритмы! Определите время, в течение которого ваша продуктивность и работоспособность максимальна. У кого-то этот период приходится на раннее утро, некоторые любят работать в вечернее время. Именно в свой пик активности выполняйте дела первостепенной важности.
  • Делу – время, потехе – час. Удачно выполнив дела, проанализируйте результаты, а затем выделите время для отдыха, вознаграждая себя за труды. Не пренебрегайте отдыхом – от хорошего здоровья и самочувствия зависит ваша энергичность и позитивный настрой, необходимые вам для рабочей недели.

Для управления временем используйте эффективные инструменты, посещайте тренинги, участвуйте в познавательных авторских курсах, читайте полезные книги и перенимайте навыки опытных экспертов. Самостоятельно ознакомиться можно с такими изданиями:

  • «Результативный тайм-менеджмент» (Б. Трейси)
  • «Практический курс по тайм-менеджменту» (И. Абрамовский)
  • «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (Г. Архангельский)
  • «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» (Д. Аллен)

Помните выражение Максима Горького: «На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»? Используя эффективные инструменты тайм-менеджмента, вы сможете качественно управлять делами, регулировать, корректировать и выделять полезное время, владеть им, а значит, покорять любые вершины, уверенно шагать по жизни и сохранять равновесие в любых начинаниях. Тайм-менеджмент – это возможность управления временем, жизнью, удовольствие от работы и саморазвитие, ваш шанс стать успешным человеком и добиться небывалых высот в карьере и в личной жизни!

Полезные статьи и материалы:



Cookies помогают нам предоставлять наши услуги. Используя наши услуги, вы соглашаетесь с использованием наших cookies.