Приходилось ли вам проводить планерки в компании? Если да, то вы, наверное, сталкивались с высказываниями по типу «Собрались, посидели, а о чем говорили – не очень понятно». Это не значит, что планерки и совещания не нужны. Для эффективного проведения этих рабочих мероприятий очень важна правильная организация. Итак, рассмотрим, как проводить планерки с максимальной пользой для компании и самих участников.
"Если проблема требует множества совещаний, они в конце концов станут важнее самой проблемы."
Планерка – это короткое деловое собрание, предназначенное для решения рабочих вопросов, а также оценки степени исполнения конкретных задач. Проведение рабочих совещаний может отличаться как временными рамками, так и назначением. Обычно ежедневные планерки занимают от 5 до 15 минут рабочего времени, еженедельные – до 30 минут, а ежемесячные встречи длятся не более 1 часа.
Время, выделенное на планерку, должно быть сопоставимо с ее назначением. Обычно она бывает таких типов:
- информационная;
- обучающая;
- мотивационная;
- решение вопросов по повестке дня;
- постановка и распределение задач.
В основном на планерках вырабатывается решение для преодоления конкретной корпоративной проблемы. В процессе сотрудники могут поделиться с руководством своими идеями, подобрать инструменты для координирования поставленных задач. Такая форма корпоративной коммуникации помогает увидеть реальную ситуацию в компании, оценить проблему, а также проанализировать сильные и слабые стороны организации.
Как проводить совещания более эффективно? Как его организовывать?
- Совещание должно быть подготовлено. Что это значит? Должны быть подготовлены: повестка дня, данные с разных служб, варианты решений вопроса. Также должны быть подготовлены реальные результаты предыдущих совещаний. Должна быть система контроля исполнения.
- Эффективное совещание не должен проводить первый руководитель. Он присутствует, но не проводит его. Для того чтобы глава компании мог адекватно принимать решения и следить за ходом совещания, он не должен быть спикером. Так он будет оценивать происходящее более объективно, у него «свободная» голова и есть возможность выйти из этой «пирамиды» и посмотреть на нее со стороны.
- Начинается совещание с отчета об исполнении задач по предыдущим совещаниям и подготовки объяснений, почему не выполнены какие-то из них в срок. В этом случае все понимают: то, что постановили на совещании, придется исполнять. Если этого отчета нет, то неизвестно, придется ли это все выполнять, или сказанное так и останется на словах. Когда есть исполнение и последующие санкции в случае неисполнения, все воспринимается всерьез.
- Объяснение должно готовиться заранее. Совещание не может быть посвящено поиску «козла отпущения» – тогда этому посвящается слишком большое количество времени, начинается «концерт», ведь «играют» эмоции. Это очень разъединяет, разделяет коллектив. Такое проведение планерок приносит разрушение. Подготовка объяснения делается «за кадром».
Есть компании, в которых совещания проводятся каждую неделю. Но в этом случае проведение планерок – это пятиминутка. Если за неделю не набирается достаточное количество вопросов, требующих коллективного обсуждения и решения, проведение еженедельных совещаний, занимающих полдня или целый день, просто глупо.
Планерка не может быть «театром одного актера». Это специфическое совещание. Его проводит первый руководитель. Он говорит, острит, ехидничает, кого-то «задевает». Он любит, чтобы его слушали, он один «выступает», а все должны присутствовать. Он не реализовался в театральном искусстве и теперь восполняет эту брешь. Это может позволить себе собственник – на него пожаловаться некому. Часто забывают о том, что собственник руководит своим бизнесом не только ради денег или положения в обществе, а еще и для реализации своих несбывшихся детских или юношеских мечтаний. Он создает некое сообщество, которое бы наблюдало, насколько он талантлив и реализовал себя в жизни».
Александр Фридман о планерках: точка осмысления или «ручной привод» руководителя?
«Планерки – очень условное название, это некая форма привычных всем собраний. Сегодня в современных компаниях наблюдается мощная борьба со стандартными собраниями. Периодически в журнале Harvard Business Review появляются сводки с ошеломляющими цифрами. Заметки гласят, что согласно проведенным исследованиям, в некоторых странах тратятся огромные суммы средств на «пустые» собрания. Выдвигаются предложения для «убыстрения» совещаний – некоторые предлагают проводить их даже стоя.
"Я просто убрал стулья из зала заседаний, и продолжительность совещаний сократилась с трех часов до 20-30 минут."
Я придерживаюсь такой точки зрения: собрание и вообще любая встреча – это инструмент. Бороться с инструментом только потому, что кто-то использует его не по назначению, является странной идеей. «Зло» не в собраниях или в их продолжительности, а в том, эффективны они или нет, есть ли от них польза или нет. Чтобы не попасть в ситуацию «прозаседавшихся», люди должны понимать, что кроме как обсуждать что-то, им нужно еще и работать.
Есть компании, пораженные этим «недугом»: там слишком много встреч. Это говорит о неправильном подходе компании к организации планерок, или же о том, что компания взяла слишком напряженные планы (так называемый эффект «плохого интернета»), и у компании просто не хватает ресурсов выполнять все проекты. А так как проекты требуют обсуждения и согласования, получается картинка под названием «прозаседавшиеся».
Планерки возникли в 20-30 годах прошлого века. Тогда они представляли собой элемент «ручного привода» руководителя. Директор собирал сотрудников, они отчитывались о проделанной работе, получали новые ценные указания и задания на короткий промежуток времени. Поэтому планерки и были инструментом «ручного привода». При отсутствии долгосрочных планов или недоверии к людям (не было уверенности в том, что они самостоятельно смогут выполнять долгосрочные планы и «держать лыжню» самостоятельно), их нужно было систематически собирать и навешивать «волшебные пинки».
"Результат по-русски – это отсутствие результата и красивый рассказ о том, почему не получилось."
Что делают на планерках сегодня и для чего они нужны современным компаниям? Сегодня планерки не являются инструментом «ручного привода». Они больше похожи на координационные встречи. Если взять среднестатистическую компанию и рассмотреть ее подход к планеркам, можно увидеть, что планерки проводятся для сверки «курсов» и обмена актуальной информацией. Планерка сейчас имеет форму «легкого клуба». По истечении определенного периода (например, 1/4 месяца), сотрудники компании встречаются для сверки данных и обмена информацией. Сегодня бизнес-среда достаточно «турбулентная», и любой бизнес-план основан на предположениях, допущениях, предсказаниях. Например, мы предполагали, что за неделю будут такие результаты. А что произошло по факту?
Проведение рабочих планерок помогает первому лицу компании не попасть в ситуацию «оказывается, что-то не выполнено и что-то сорвано к концу месяца». Планерка вызывает у сотрудников чувство «общности», у них есть возможность обменяться актуальной информацией (ни у кого не возникает мыслей «я пашу, а некоторые бездельничают»). Происходит подбивка итогов, вводятся легкие коррекции. Серьезные вопросы на планерках обсуждать не стоит. Если на планерке всплывает вопрос, требующий глубинной проработки, нужно назначать дополнительную рабочую встречу, где он будет разбираться и прорабатываться.
Планерки предназначены для легких коррекций, поэтому их продолжительность должна составлять максимум час, а лучше – минут 30. Это некий обмен данными, «точка» осмысления. Относительно электронных форм проведения планерок могу сказать, что это хорошо в том случае, если у вас есть действительно высокомотивированная команда. Тогда люди не нуждаются в эмоциональном обмене, сами себя мотивируют, «заряжают». В остальных случаях ничто не заменит личную встречу или хотя бы «скайп-присутствие». Что касается современных и несовременных методов управления, повторю: биологически человек меняется намного медленнее, чем появляется техническое оснащение. И потому любой человек, пока он является открытой лимбической системой, нуждается в эмоциональном обмене с другими homo sapiens. Пока никаких эквивалентных замен этому не найдено».
Секреты эффективных планерок
Чтобы проведение совещаний было эффективным и не «съедало» рабочее время, к организации этого стандартного мероприятия необходимо подойти по-другому, вывести планерки на новый уровень. Долой монотонность и скуку! Только конкретика, прямые постановки задач и их целенаправленное решение!
Итак, правила эффективных планерок:
- Систематичность. Выработайте систему проведения планерок: ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Каждой компании присуща своя систематика. Так вы приучите сотрудников понимать: будет планерка, значит, необходимы планирование задач и подготовка отчетности. Регламентированная планерка – идеальный вариант рабочего совещания.
- Регламентируется контент (задачи и вопросы, которые будут обсуждаться) – это позволит спикеру не отвлекаться на посторонние обсуждения. Также устанавливается тайминг для каждого вопроса. Если участникам нужно дополнительное время для обсуждения дополнительного вопроса, они могут обратиться к руководителю после совещания.
- Темп планерки. Руководитель задает свой темп, динамику и структуру планерки. Нормативы необходимы в начале совещания – для настройки участников на общую «волну», и в конце – для создания рабочего настроения. Задавая каждый раз хороший темп, сотрудники привыкнут к тому, что вопросы обсуждаются быстро и будут готовить соответствующие отчеты: по сути, конкретно, лаконично.
- Отчетность строго привязана к цифрам. Необходимы конкретные данные, точная информация. Например: «Темп наших продаж увеличился на 30 %». Но не «Наши продажи возросли». Чувствуете разницу?
- Мотивация – это важно. Планерка должна «заряжать» людей, задавать рабочий темп на весь день. Сотрудник должен возвращаться на рабочее место с чувством «победителя» проблем и любых текущих задач.
Придерживаясь этих несложных правил, можно вывести корпоративную планерку на новый уровень. Тогда она не будет монотонной, скучной или однообразной. Сотрудники будут стремиться к участию в планерке, потому что будут знать, что она интересна и эффективна. Планерка станет «подзарядкой», «музой», «рычагом» активности или порцией рабочего адреналина. Вы управляете вашими сотрудниками. Вселяйте в них чувство корпоративного единства и взаимопонимания. Тогда эффективность планерок будет высокой, а продуктивность вашего бизнеса выйдет на совершенно иной уровень!
Полезные статьи и материалы:
Секреты деловых переговоров
Как молодому руководителю управлять взрослым коллективом?
Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента
