Обратное делегирование

Сейчас много говорят об эффективном делегировании: надо уметь поручать задачи сотрудникам, чтобы высвобождать время для приоритетных задач. И вот, когда все этапы пройдены, и все проблемы, казалось бы, позади, руководитель начинает сталкиваться с ситуациями, когда делегированная работа возвращается ему на стол. Причем это может быть не только по вине подчиненного, но и самого управленца.

Этот процесс называется обратным делегированием, и чтобы он не вносил дисбаланс в работу, нужно знать, как исключить подобные сбои.

– Принудительное

Возврат исходит от подчиненного, которому делегировали задачу. По каким-то причинам сотрудник не может выполнить задачу. Заявление о возврате производит один из членов команды, которой делегировали задание. Руководителю предстоит решить, что делать дальше с проектом.

– Непринудительное

Делегированное задание возвращается на стол самим руководителем. Это происходит в случае, когда в процессе создания проекта была упущена важная деталь. Руководитель отзывает работу, чтобы внести необходимые правки.

Главной проблемой и причиной того, что задачи возвращаются на стол, является изначально неправильно проведенное делегирование. Винить можно что угодно - лень сотрудников, слишком сложные задачи, отсутствие необходимых инструментов. Но если неправильно выбран исполнитель и задача была разъяснена неточно, обратное делегирование может быть отсрочено, но не исключено.

В любом случае, руководителю следует внимательно подходить к процессу перепоручения задач. Эффективно ли было проведено обучение сотрудников? Кто из подчиненных склонен ответственно и самостоятельно сделать работу, а у кого проблемы с самоорганизацией? Отвечая на такого рода вопросы, у руководителя сложится реальная картинка возможностей его команды.

Также следует обратить внимание на сотрудника, который по тем или иным причинам возвращает делегированные задачи. Может быть, ему не хватает компетенций и его следует направить на обучение, чтобы повысить профессионализм.

Если дело в отсутствии ответственности подчиненного, необходимо произвести ряд мер по усилению контроля и более строгим инструкциям, исключающим халатность.

Определите роли и обязанности

Контроля требуют не только подчиненные: часто руководитель, делегируя работу, полностью переключается на другие задачи и не уделяет должного внимания команде, выполняющей порученную задачу. Руководителю следует проводить регулярный мониторинг и следить за прогрессом работ. Подчиненные должны понимать, что ответственность за проект лежит на команде с момента взятия его в работу, и склоняться к самостоятельному решению возможных проблем.

Расширяйте возможности команды

Один из самых неудачных вариантов, который мешает выполнению порученной задачи - это делегирование ответственности без полномочий. Это все равно, что посадить человека на место водителя автомобиля, но не разрешать ему управлять с помощью руля. Тогда руководителю придется активно участвовать в делегированной задаче и наблюдать постоянный поток проблем, требующий решений. Если у команды нет полномочий, она будет обращаться к руководителю за помощью и рекомендациям по каждому поводу.

Доверяйте команде и избегайте микроменеджмента

Делегируя работу, отпустите ситуацию и доверьтесь команде. Убедитесь, что вы предоставляете достаточную свободу, конфиденциальность, исключайте повышенный контроль. Требуя ежедневной отчетности по проекту, вы только мешаете. Позвольте сотрудникам выбрать инструментарий для работы: возможно, внедрение креативной, инновационной технологии будет только на пользу общему делу.

Выбирайте подходящего человека

Успех делегированного проекта во многом зависит от умения выбрать правильных людей с необходимыми навыками и способностями. Позвольте сотруднику проявить себя: возможно, пришло время взять больше полномочий и больше ответственности. Делегирование позволит развить самостоятельность, научит действовать нестандартно и более слаженно работать в команде.

Поддерживайте в момент необходимости

Именно поддерживайте, а не только просите отчеты. Делегировать работу не значит полностью самоустраниться. Помните о том, что вы можете делегировать полномочия, но по-прежнему несете ответственность за проект. Причем поддержка - это не всегда решения и сложности. Иногда такие простые вещи, как доверие, своевременный мудрый совет и дружеская поддержка мотивируют на продуктивную работу и достижение высоких результатов.