Александр Афанасьев ответил на вопросы слушателей вебинара
В этой статье мы собрали самые интересные вопросы и не менее интересные ответы Александра Афанасьева, которые были озвучены на вебинаре «8 финансовых грехов предпринимателей».
Как проверить компетентность финансового директора или экономиста, если ты сам не экономист-финансист?
Александр Афанасьев: Хороший вопрос. Я часто даю на своих вебинарах и мастер-классах простую задачку на подсчёт прибыли. Например, 13 операций, и нужно ответить на вопрос, сколько компания заработала, в прибыли она или в убытке. Очень часто предприниматели неправильно считают, и финансисты, экономисты, бухгалтеры некоторые тоже так делают. Можно дать какую-то задачку.
Еще хороший способ: позвать человека, который разбирается в этой области достаточно хорошо (и вы ему доверяете), чтобы он помог прособеседовать того человека, которого вы рассматриваете на эту вакансию.
Третий путь – самому, как владельцу компании, повышать свою финансовую грамотность в этой области. Я надеюсь, у меня получилось донести в рамках вебинара: цифры – это то, на что мы опираемся при принятии управленческих решений. Чтобы вы были компетентны поговорить на эту тему с человеком, которого вы рассматриваете в качестве кандидата. Три таких момента, на которые можно обратить внимание.
Если ты работаешь 5 лет и не вёл управленческий учёт, за какой период его нужно восстанавливать и составлять отчёты о ПиУ, ДДС, баланс или его вообще не нужно восстанавливать и считать вперёд с сегодняшнего дня?
Александр Афанасьев: Действительно, если кто-то из вас подумал: «Да, как я жил 5 лет?», то это нормально. Первым делом я бы рекомендовал начать с чистого листа. В целом, на уровне идеи я бы начал заниматься разработкой архитектуры и пошёл бы собирать то, что уже сейчас происходит. По мере того, как я собирал отчётность, для себя отвечал бы на вопрос: «Насколько трудозатратно «копать» историю?».
Тут я бы рассмотрел два варианта. Если человеку, который этим будет заниматься, достаточно быстро и не трудозатратно (в часах) собрать за последний год отчётность, то, может быть, я бы поставил задачу посмотреть, как компания себя чувствовала в прошлом году.
Если упираемся в то, что нужно уходить в дебри или что-то не вели, какие-то проблемы, то я бы расслабился, отпустил и позаботился бы о том, чтобы сегодня отчётность была правильная.
Вы говорите, что деньги можно считать прибылью и распределять их в свою пользу только после того, как подписан акт с заказчиком. Каким образом поступать с управленческим учётом, прибылью, распределением, если цикл оказания услуг занимает от 6 месяцев до 2+ лет, а есть хочется?
Александр Афанасьев: Я бы разделил и определился, о чём мы говорим. Надо чётко понимать, что есть разговор про прибыль, а есть разговор про деньги. Тут их надо «разлеплять». В первую очередь я говорю про то, что компания должна быть прибыльной, эффективной и эту идею нужно просто держать. Дальше я говорю, что часть прибыли можно брать на дивиденды, брать себе. Именно с точки зрения: «Я заработал эти деньги».
С другой стороны, когда клиенты нам дают деньги, мы должны понимать, что да, кушать хочется, у нас есть постоянные операционные расходы, никто их не отменял. Наверное, если говорить про меня, как человека, про личность, то этот вопрос решается зарплатой. Назначается зарплата в компании и она выплачивается ежемесячно ровно таким же обязательством компании, как и перед другими сотрудниками. Так же и перед вами, – человеком, который выступает в роли директора.
Если вы работаете руководителем и специалистом по праву, я бы рекомендовал разделять способы начисления. Это два разных дохода: одна область – когда мы управляем компанией, другая – когда производим продукт. В целом это зарплата.
Одно с другим никак не конфликтует. Когда вы работаете в своей компании, то вы претендуете на зарплату и назначаете её себе, начисляете и компания вам её выплачивает. Я всё-таки говорю о том, что брать дивиденды от прибыли – это честно: «Я эти деньги заработал, оказал услугу и я рассчитываю на эти деньги и могу их взять».
Потому что если мы не будем так думать, то можем жить в иллюзии того, что «кушать хочется, тогда я в уме держу, что трачу не заработанные деньги». Я бы тут разделил и в моей реальности – тратить заработанные деньги, а если я ещё их не заработал, то, конечно, надо заботиться о том, чтобы закрыть акты.
Относительно того, что проекты длятся полгода, год, полтора и два с половиной года – это тоже отдельный предмет для разговора. Очень часто у строителей примерно такая же история. В этой области я бы рекомендовал работать над тем, чтобы сделка закрывалась как можно раньше. Понятно, что мы не можем на 100% этим управлять, но на систематическом уровне прилагать усилия для того, чтобы закрывать акты в срок по сделке – эти усилия прикладывать точно надо.
Кстати, это одна из областей управления и контроля. Строительные компании очень часто теряют прибыль на своих проектах просто потому, что они не контролируют этап закрытия сделок.
Допустим, сделка должна закрыться в марте. Но она перешла на апрель, а потом перешла на май и мы там это не сделали, а там – это. В итоге вся прибыль, которую они должны заработать в рамках проекта в 3 месяца съедается постоянными расходами, которые они закрыли через 6 месяцев. И нужно понимать, что есть маржинальные сделки, а есть ещё постоянные расходы, которые эту маржу от месяца к месяцу, как Пакманы, съедают. И это тоже одна из областей контроля.
Как правильно классифицировать расходы в рамках предприятия, у которого 3-4 различных направления (производство, продажи, НИОКР)? Чем руководствоваться? Куда не глянь, везде свои классификации (бухгалтерия, налоговая, управление).
Александр Афанасьев: Классный вопрос! Действительно, есть большая неразбериха в вопросе про классификацию. Мы часто слышим специалистов, видим в учебниках разборы про постоянные – переменные, про прямые и косвенные, есть разбивка на административные, коммерческие, производственные. Действительно, очень легко запутаться.
Когда я тоже столкнулся с этой проблемой, то не мог понять, зачем так классифицируют, зачем так. Классификация определяется исходя из того, что я хочу сделать, от цели. Если мы хотим посчитать финансовый результат компании, чистую прибыль, есть хорошая новость: не надо никак классифицировать, если мы просто ставим перед собой задачу посчитать прибыль. Нужно просто поставить доход, выгрузить все статьи, посчитать расходы и будет чистая прибыль.
Когда возникает вопрос, как проанализировать, когда у меня 50 разных статей и мне нужно эту информацию как-то организовать, вот тут действительно требуется классификация статей.
Что мы рекомендуем и настраиваем нашим клиентам? Мы рекомендуем делать классификацию с разбивкой на производственные, административные и коммерческие расходы. Так становится понятно, как работать руководителю.
Когда мы говорим про производственные расходы, принимаем такое определение: это все усилия, все расходы, которые мы несём при создании продукта (услуги). Если этого расхода не будет, то и не будет продукта.
В нашем случае производственным расходом является зарплата финансового директора. Если его не будет, то и услуга не будет оказана.
Административные расходы – это все поддерживающие функции, все усилия, которые направлены на то, чтобы продукт производился. Так мы облегчаем жизнь производственникам, даём возможность заниматься только этим: администрирование, бухгалтерия, расчетно-кассовое обслуживание, обучение сотрудников. Это администрирование.
Коммерческий блок – это все расходы, связанные с привлечением и продажей клиенту. Всё, что нацелено на то, чтобы привлечь клиента и продать.
Мы живём по такой классификации последние три года, наши клиенты так живут. И когда мы начинаем анализировать, то смотрим, как изменился процент производственных расходов в динамике. Как изменился процент административных расходов от выручки? Как изменился коммерческий?
Это даёт нам очень полезную информацию и мы имеем возможность ставить цели по этим показателям. Потому что если взять в противовес постоянные и переменные, то я не понимаю, что это за усилия и куда они прикладываются. Если мы разбиваем на постоянные и переменные, то, например, коммерческий расход может попасть и туда, и туда. Тут и начинается путаница.
В итоге эти целевые расходы комбинируются друг с другом и невозможно принимать решения. Мы рекомендуем так: производственные, административные коммерческие. Ниже – налоги, кредиты, амортизация.
Александр, спасибо Вам за то, что уделили время и ответили на вопросы наших слушателей. Мы надеемся, что эта информация будет полезна всем тем, кто интересуется темой финансов и инструментами для управления компанией. А мы с нетерпением ждём следующих встреч!
Теоретическая часть вебинара доступна для чтения по ссылке
