Срыв сроков задач

Нередки ситуации, когда сотрудники срывают дедлайны. Проведенные беседы, конструктивные разборы причин и более жесткие методы не работают - сроки выполнения задач все равно отодвигаются. И руководители задают себе вполне логичный вопрос: как привить сотрудникам понимание срочности и ответственности?

Если копнуть глубже и разобраться с первопричиной проблем, придется задать себе основной вопрос: “Что нужно и чего недостает, чтобы выполнить задачу в срок?”. Подумаем, присутствуют ли у сотрудников три главных компонента:

– Способности

– Желание

– Компетентность

Если проблема имеется хотя бы в одном из пунктов, придется ее решить. Вопрос недостающих способностей у сотрудников / команды решается корпоративным обучением и повышением квалификации. Нет желания? Причина в низкой мотивации, которая вытекает из множества других факторов вплоть до заработной платы. В случае недостаточной компетентности причину можно рассмотреть в некачественной обратной связи с руководителем проекта - ведь зачастую сотрудники действительно бывают не в курсе всех нюансов, включая ответственность за крайние сроки.

Разбирая это направление, придется подумать над возможной ошибкой руководителя, а именно - когда на выполнение задачи лидер ставит не ту команду, а значит, неправильно распределяет силы. Важно помнить, что каждый член команды обладает разными способностями и навыками. И то, что может выполнить один за час, другой может делать в несколько раз дольше.

Поэтому, увидев проблему в срывах дедлайнов, руководителю следует в первую очередь пересмотреть команды и рационально распределить задачи. Сильным командам поручать более сложные проекты, тогда как командам, в числе которых есть новички, давать возможность учиться и ставить их на более простые задания.

Также не стоит упускать из внимания стрессовые ситуации, которые также могут влиять на работоспособность даже самых продуктивных команд. Если сотрудники выполняют массу приоритетных задач, повышается нагрузка и возрастает уровень стресса. При отсутствии перерывов проблема усугубляется и стресс действительно может стать причиной срыва дедлайнов. Решение - рациональное распределение рабочих нагрузок и оптимизация задач.

Чтобы понять, смогут ли команды выполнить задачи в срок, необходимо четко организовать работу и задать реалистичную планку в сроках. Используйте методы, которые помогут сосредоточиться на плане работ и понять, где скрывается проблема. Поможет метод многоточечной оценки.

Проведите анализ задачи и зафиксируйте три точки:

– оптимистичный резерв времени на задачу;

– среднее количество времени (на основании прошлого опыта);

– количество времени, которое потребуется при самом пессимистичном сценарии с учетом проблем.

На основе этих точек вы сможете запланировать примерное время, которое потребуется с учетом резерва для непредвиденных случаев.

Чтобы не допустить срыва сроков выполнения задач, от руководителя потребуется своевременная обратная связь и периодический контроль. Безусловно, контроль не может быть отвлекающим или мешающим, но вполне предусмотрителен, если ранее команда срывала дедлайны.

Включив периодические проверки в график, достигаются три цели:

– возможность напоминать сотрудникам о сроках;

– проверка прогресса выполнения задачи;

– предоставление обратной связи.

Обратная связь крайне необходима, так как это помогает руководителю удостовериться в том, что работа идет в верном направлении. Своевременный контроль выявляет потенциальные проблемы, а грамотное планирование координирующих встреч исключает микроменеджмент в управлении командой.

Взаимодействие с командами действительно улучшает сотрудничество и благоприятно влияет на их эффективность, но важно не перейти грань доступности и исключить факторы, которые могут выступит отвлекающими и негативно скажутся на производительности сотрудников.

Каждый раз, когда команда отвлекается, это разрушает концентрацию и увеличивает время на задачу, которое можно было бы использовать в более полезном ключе. Поэтому необходимо помочь команде устранить отвлекающие факторы и помехи:

– поощряйте разделение больших задач на несколько подзадач;

– рекомендуйте сотрудникам не отвлекаться на хронофаги (электронная почта, сообщения, соцсети, гаджеты);

– обеспечьте тихое, изолированное пространство для сотрудников, работающих над сложным и приоритетным проектом.

Не всегда срыв дедлайнов - вина только одной команды или конкретного сотрудника. В большинстве случаев проблема формируется в соединении нескольких разрушающих факторов. Над их устранением можно бороться, и надо это делать не только сотрудникам, которые ответственны за выполнение важного проекта. Грамотное руководство поможет выявить проблемы на важных точках, обеспечить оптимальные условия труда, а также поддержать и мотивировать сотрудников к активному высвобождению своих лучших профессиональных и личностных компетенций.