Вебинар Марины Наппа “Как повысить свою продуктивность при тех же условиях”.

16 ноября 2021 года состоялся вебинар с Мариной Наппа, экспертом по психологии, маркетингу и управлению под названием “Как повысить свою продуктивность при тех же условиях”.

Марина Наппа - дипломированный психолог, степень научного магистра (MSc) в области маркетинга и управления. В профессии с 2000 года. Автор более сотни тренингов и курсов для разных аудиторий.

В 2001 году получила диплом по специальности психология в Эстонском институте экономики Майнор. В 2006 году получила степень научного магистра (MSc) в области маркетинга и управления в Эстонском университете естественных наук

10-кратная номинация на преподавателя года в самом крупном частном ВУЗе Эстонии - Эстонский университет предпринимательства Майнор. За свою карьеру создала и провела более 40 предметов по направлениям: психология общения, конфликтология, планирование карьеры, бизнес-план, управление коммуникациями, самопрезентация, публичные выступления и другие

С 2006 года проводит обучение начинающих и продвинутых предпринимателей в сотрудничестве с Эстонским Центром Предпринимательства и Развития (EAS)

Лично проходила обучение с Александром Хакимовым, Филипом Котлером, Брайаном Трейси, Робертом Кийосаки, Эмми и Арнольдом Минделл и другими яркими мыслителями и специалистами своей сферы деятельности на мировом уровне

Работает со многими компаниями Эстонии: консультации, тренинги, исследования персонала, менторство.

Вашему вниманию - вебинар в текстовом формате.

Марина Наппа: Здравствуйте. Начнем с продуктивности. Если говорить об обучении: замечали, что некоторые люди, которые идут на обучение, могут научиться чему-то даже у дверной ручки, и они действительно улучшают свои результаты? А есть люди, которые учатся, учатся, а в результате - выброшенные деньги и время.

Почему кто-то учится и получает пользу?

В чем секрет продуктивности обучения, в чем фишка?

Важна работа на трех уровнях:

1. Решение текущей задачи.

2. Самосознание и свои особенности (как это связано именно со мной).

3. Глубокое понимание закономерностей и способность наложить это понимание на другие системы и ситуации (понятна суть).

Насколько тема обучения важна для вас и решает какую-то конкретную задачу? Если это не актуально, то учиться чему-то “про запас” здорово, но мозг будет работать так, что это сложится где-то на полочку и толку не будет.

Настолько ваш, личный интерес связан с процессом обучения, насколько вы осознаете себя. Это личностная связь. Что вы для себя лично находите? Здесь все зависит от конкретного человека, его уровня.

Самая большая проблема - когда вы пришли на обучение не по вашему уровню. Например, вы пришли с институтским образованием в первый класс - вам будет скучно. Но если вы знаете, как это соединить с собой, вы сможете даже в этом процессе найти для себя важный момент. Идея в том, будет ли это осознанно: вы заметили, что это не подходит и ищете то, что подходит.

Другой вариант, когда вы пришли на уровень, который вообще непонятный. Я как-то попала на семинар по программированию. Это было здорово, но ничего не понятно. Пользы для меня не было никакой, они говорили на “птичьем языке” и у меня не возникало никаких образов. Хорошо, когда это совпадает.

Главный момент, который обеспечивает продуктивность - это то, что мы действительно берем что-то и применяем в своей жизни. Если сейчас каждого рассмотреть, можно обнаружить, что у вас столько знаний, пониманий и опыта! И если это применить уже завтра, у вас будут хорошие результаты. Но почему-то мы не применяем. Важный момент - настрой на внедрение.

Есть одна ловушка, о которой хочу предупредить, она будет касаться нашей темы. Если вы сталкивались с чем-то, что вы знаете. Сегодня мы возьмем за основу такой инструмент, как график работоспособности. И вполне возможно, что кто-то из вас уже встречался с этим, кто-то из моих клиентов или из тех людей, которые учились у меня, уже сталкивался с этим.

Здесь, когда мы сталкиваемся со знакомой темой, очень важно, чтобы мы своему мозгу дали правильный сигнал. Он может отреагировать так, что все это уже знакомо и можно расслабиться. Но надо настроиться так, что на этот вопрос нужно посмотреть с другого ракурса, уже с имеющимся опытом, пониманием. Тогда мы опять настроены будем правильно - так, чтобы учиться “выхватывать” какие-то важные моменты для нас и идти вглубь темы.

Такая прелюдия к нашей теме про продуктивность.

Почему при тех же условиях совершенно не требуется, чтобы вы “вливали” какие-то дополнительные ресурсы для получения лучших результатов? Потому что есть разные подходы.

То, о чем мы говорим сегодня, не требует от вас ничего, только осознанно перераспределить свои какие-то усилия и вы увидите, что на этом можно “ехать” дальше.

Надеюсь, вы подготовили ручку и бумагу. Сегодня важна естественная реакция, потому что мы работаем не просто так, это не будет ознакомление с практическим и теоретическим методом, нет.

Мы работаем с тем, как работают инструкции, коммуникация, когда мы даем какие-то распоряжения и что-то делаем с точки зрения руководителя. Руководитель всегда ставит перед людьми задачи.

Сегодня мы заглянем “под ковер” и посмотрим, что же там происходит внутри. Это очень хорошая возможность, жду от вас искренности и чтобы вы наблюдали за своими реакциями, чувствами, мыслями и были с нами весь этот процесс.

Для начала вам нужно взять бумагу и ручку.

Я даю первую инструкцию: разделите листок на 6 одинаковых частей и пронумеруйте их по часовой стрелке. Возникают вопросы?

Остановимся на этом: я дала нормальную инструкцию, понятно сказала, что надо делать. Но на самом деле ничего не понятно, так как каждое действие подразумевает несколько вариантов исполнения.

Листок можно положить по-разному, можно нарисовать 6 кружков, есть много вариантов. Заметили, что перед разделением была пауза? Происходит внутренний диалог, приходится потратить время на то, чтобы сделать элементарную задачу.

Если мозг работает, есть опыт, задача разрешима. Но представьте человека, который никогда ничего не делил, например. Он не привык ставить себе вопросы и отвечать на них, а привык хорошо исполнять задачи. Уже на этом этапе он бы столкнулся с кучей ошибочных действий. А если платформа, фундамент задаются ошибочные, то дальше все действия, которые человек будет выполнять, идут на ошибочном фундаменте. Представляете, насколько это ответственно?

Важная фишка: при коммуникации очень важно брать на себя ответственность. И если мы в роли руководителя, наша ответственность увеличивается.

Мало того, что я даю четкие, внятные инструкции: вот сейчас я дала невнятную. Нужно было сказать: “Положите листочек по горизонтали и разделите его на 6 равных частей. Одной линией мы делим его пополам по горизонтали, двумя - по вертикали и получаются 6 равных частей”. Легче понять, правда? Сразу возникает образ.

1. Четкие и внятные инструкции.

2. Учет обратной связи.

3. Проверка восприятия.

4. Хорошо работают примеры, аналоги, демонстрации.

5. Убираем ожидания и фантазии.

То же самое и с нумерацией. Кажется, что больше слов, но смотрите: у нас мозг работает образами. Если мы даем инструкцию, ставим задачу и у человека не возникает образ, значит, это наш “косяк”.

Поэтому мы должны не жалеть здесь слов, но они должны быть внятные, чтобы не уводить человека куда-то “в дебри”. Также мы должны учитывать обратную связь.

Очень важно проверять восприятие. Задача была простая и я могу сразу увидеть, что вы делаете. Но если я ставлю задачу там, где я не смогу увидеть результат, очень хорошо было бы спросить о том, что будет делать человек и как он это будет делать. Тогда я смогу откорректировать - еще до того, как возникли ошибки.

Одна из ключевых привычек любого руководителя, которая половину проблем решает на стадии их возникновения - когда он не просто дает распоряжение или задачу, не спрашивает: “Ты понял?”. Он интересуется тем, что именно он понял и что он пойдет делать сейчас, проверяя таким образом себя.

Хорошо работают какие-то примеры, аналоги. Гораздо проще было бы, если бы я привела пример этого разделения. Насколько меньше времени пошло бы на выполнение задач. Тогда можно было бы мозговой ресурс направить на выполнение содержания, а не на понимание того, что делать.

Следующий шаг: доведите до конца свой листочек, чтобы у вас получилось так, как показано на рисунке:

Для следующей инструкции понадобится секундомер. Но его у меня нет. Мы будем засекать время по секундам. Но если руководитель ставит задачу и у него нет инструмента для реализации задач, то я теряю время для того, чтобы найти его и воспользоваться им.

Вроде бы все нормально, нет проблемы. Но на том, что у меня для постановки задач не подготовлены инструменты, я могу потерять время. Если я продумаю это заранее, результат будет другой.

Внимательно сейчас послушайте следующую задачу, прислушиваясь к своим эмоциям, мыслям и реакции. По моей команде вам нужно ставить в квадрат точки. Потом, когда я даю команду, вы переходите в следующий квадрат и ставите точки далее. И так по всем шести квадратам, как можно больше точек.

Какие мысли вызывает задача?

Она вызывает массу вопросов: зачем, например. И чем разумнее человек, тем чаще у него возникает этот вопрос. И это влияет на мотивацию. То, с каким старанием человек будет выполнять задачу и насколько качественный у нас будет результат, зависит от того, насколько хорошо мы поставили эту инструкцию. Я вроде сказала, что делать. Но я упустила очень важные моменты.

Какие у нас контрольные вопросы? Как себя проверить, когда вы даете какую-то инструкцию?

Контрольные вопросы:

1. Понятна ли задача?

2. Задача кажется простой или сложной и не имеющей смысла?

3. Какие возникают эмоции?

4. Какие возникают мысли?

5. Хочется ли ее выполнить старательно?

6. Насколько успешным получился результат?

Эти все моменты очень сильно влияют на мотивацию, и мы должны дополнить смысл. Мы сейчас работаем над методикой, которая построена на анализе моторной функции. Это связано с типом нервной системы.

У каждого человека своя нервная система и то, что мы сейчас сможем вычислить, примерно то же самое, как в лаборатории поставят вам датчики для того, чтобы изучить вашу нервную систему. Это можно сделать вручную. Но для этого нужно, чтобы вы как можно больше поставили точек, - как будто за каждую точку вам дают по 100 евро.

Важно, какие возникают эмоции. От нашего эмоционального состояния зависит то, как мы реагируем на задачу. Если, например, у нас возникает эмоция и человеку кажется, что это какая-то глупость, или он не хочет это делать, возникает злость, то из-за этого состояния мозг отключается и он будет делать какую-то ерунду. Мы сейчас делаем простую задачу. Но мы ведь можем давать сложные поручения.

Очень важно, чтобы человек исходил из хорошего, конструктивного эмоционального состояния. Как минимум, чтобы ему было интересно и он чувствовал себя удовлетворенно, спокойно, даже если нет энтузиазма.

Какие возникают мысли? Есть мысли, которые готовы разрушить все - например, когда мы начинаем мысленно “опускать” того, кто дает нам эту задачу. Из серии “сам дурак”, такое настроение саботажное. Могут быть мысли, которые обесценивают нас самих: “Я не справлюсь”, “У меня не получится”, “Это очень сложная вещь”.

Могут быть мысли, уводящие в другую сторону: “Да, хорошо, задача такая, но мне важно позвонить куда-то или успеть…”. Если мы осознаем, какие у нас возникают мысли на этом этапе, то можем многое отрегулировать. И, соответственно, если мы осознаем, какие мысли провоцируют наши инструкции, это тоже будет полезно.

Хочется ли ее выполнить старательно? От чего это зависит? В самом начале мы задаем важность. Если задача сложная, мы подразумеваем, что у человека могут возникнуть препятствия и мы можем сразу сказать человеку: “Не волнуйтесь, все под контролем, я на каждом этапе скажу, что надо делать. Это несложно и займет минуту, не больше”.

Я сразу же говорю какие-то вещи, которые тоже могут настроить человека так, чтобы он знал, что его ожидает. Он будет знать, где приложить усилия.

Насколько успешным получится результат, в первую очередь зависит от того, верит ли в это человек. Как вы думаете, вы способны поставить точки в шесть квадратиков? Да, это простая задача. Но если человек не верит в то, что он справится, мы должны решить этот вопрос на этапе постановке задачи, а не потом. Иначе человек будет прокрастинировать, откладывать задачу, создавать сложности.

Чтобы этого не случилось, важно двигаться дальше.

Когда мы сверили наши ощущения, приготовьтесь засекать время. По моей команде - их будет три:

– Старт, вы начнете.

– Переход - вы переходите на следующий квадрат (продолжительность - 10 секунд).

– Стоп. Вы останавливаетесь.

Я засекаю время и ваша задача - пока у вас есть время, ставить со всей мышечной силой как можно больше точек. Ставить нужно так, чтобы можно было их посчитать.

Скорее всего, вы это делали вашей ведущей рукой, так как дополнительной инструкции не было - правша это делал правой рукой, левша - левой. Сейчас мы переворачиваем листок, повторяем наш “подвиг” по черчению, отмечаем, что это второй заход и другая рука. Берем ручку в другую руку и делаем то же задание, на 100%, без мотивационных “зазывов”.

Интересный момент: во время постановки точек некоторые совершают ошибки, например, в студии мы начали ставить точки не по часовой стрелке. Почему? На автомате.

Смотрите, человек понял инструкцию, он знает, что делать, но если ему становится понятно, что делать и как, он не напрягается. Человек моментально встает на “старые рельсы”. У него есть шаблоны и включаются другие нейронные связи. Человек начинает действовать “на автомате”.

Если бы этого не произошло, мне надо было сказать: “Обратите внимание, что здесь мы делаем что-то необычно”. Тогда человек держит на этом внимание.

Теперь нужно взять обратную сторону листа, где мы ставили точки левой рукой и нужно посчитать точки. Какие впечатления? Задача кажется бессмысленной: много точек и вообще - зачем их считать? Супер!

Когда я сталкиваюсь с задачей, которую считаю бредовой, почему возникают эти вопросы? Это сложно - я не видела людей, которые получают кайф от того, что считают точки. На самом деле у нас нет опыта и возникает фантазия, сколько у нас пойдет на это время. Чтобы поставить точки, у нас пошло две минуты. А сейчас я вам скажу, что вы их посчитаете максимум за 5 минут. Посчитайте их, это нетрудно и я покажу, как это можно сделать.

Вы можете поделить свои точки на части и посчитать. Если они проставлены аккуратно, считайте подряд и у вас получится. Я вам гарантирую, что это займет мало времени.

Смотрите: когда мы даем подобные задачи, которые могут восприниматься, как сложные, очень важно понять, что здесь нам нужна дополнительная мотивация, так как эти задачи демотивируют. И если человек этого не делает, мы не дойдем до результата.

В каждой работе, в каждом проекте найдется момент, когда нам кажется, что это не стоит делать, лучше бросить это дело. И нам нужно, чтобы человек преодолел это, нужно дать дополнительный смысл.

Мы в шаге до успеха: нам нужны цифры и вы получите свой индивидуальный график работоспособности, представляете? Мы точно узнаем, отправлять вас в космос или холить и лелеять, а может ставить на красную кнопку, чтобы запускать ракеты.

Считаем точки, у каждого свой темп.

На самом деле это заняло меньше пяти минут, а сначала задача казалась нереальной. важно понимать, что когда мы ставим перед человеком задачу, в которой он не имеет опыта, то у него эти внутренние “монстры” будут нашептывать всякое. Хорошо, когда есть какой-то пример, подсказка - как это сделать. Помним: “Мамонта едим по частям”.

И если я сейчас скажу составить график, тоже это будет некорректная инструкция. Мозг сразу начинает думать, как это и куда это. Но если я использую сразу же пример (это демотивирующая часть задания), приведу пример графиков, тогда это покажется нам намного проще.

У нас получились цифры: 64, 59, 51, 53, 51, 51. Самая большая цифра идет в начале, потом поменьше, потом спад, а потом - всплеск. Но он не перекрывает начальный результат. И потом идут опять две низкие цифры. У нас получится график на основании этих чисел.

Что мы видим? Будем расшифровывать результаты. Когда мы даем задачу, где мы можем дать пример, образец, шаблон, всегда гораздо проще рассчитывать на то, что человек будет действовать быстрее и эффективнее.

Есть люди с разной нервной системой. Эта вещь не меняется на протяжении жизни. Даже у близнецов может быть разный тип нервной системы: мы можем ожидать от них одного, но они будут по-разному функционировать.

Тип нервной системы не говорит об интеллекте или потенциалах и успешности - это просто особенности вашего функционирования, которые нужно учитывать. Рассмотрим, какие вообще есть варианты.

Совершенно глупо использовать такой функционал для работы на конвейере, например. Холить, лелеять, чтобы не было лишних стрессов? Для такого человека эти вещи несущественны.

Это вариант, когда график остается почти на одной линии с небольшими отклонениями. Этот человек очень хорошо умеет “держать рутину”. Очень сложно держать напряжение на одном уровне и это может выдержать определенный тип нервной системы.

Это не значит, что этого человека можно поставить работать на конвейер. Это значит, что он подходит для тех задач, где очень важна одинаковая концентрация внимания.

Слабая нервная система. Что значит “слабая” нервная система? Это не значит, что эти люди - слабаки. Это могут быть крутые, сильные люди, которые много чего могут в этой жизни, но если правильно с этим обращаться. И вот их не надо посылать в космос или марафон: у них самые большие показатели в начале, а дальше идет по нисходящей.

Вернемся к результатам. Мы сейчас с вами считали левую руку, не ведущую: тот график, который будет актуален в экстремальных условиях. Это подходит для тех задач, которые нужно очень быстро выполнить, в сложных и непонятных задачах, когда нет ресурсов - в стрессовых ситуациях. Тогда ваша нервная система будет работать по этому принципу.

Пересчитайте показатели по вашей ведущей руке: вы можете увидеть отличие. Возможно, вы адаптировались и ваша нервная система в спокойной обстановке может давать другие варианты.

Эти показатели схожи, но какие-то моменты могут отличаться.

Преимущества у последнего типа нервной системы в том, что когда мы переключаемся, то у нас гораздо больше в течение дня тех моментов, когда мы можем быть максимально эффективны. Значит, самые “противные” дела надо делать в самом начале и вообще не думать.

Чтобы делать эти дела в самом начале, то будет хорошо, если будет план. Мы долго не собираемся, не раскачиваемся, не пьем чай. Мы составили план и потом, когда время начинать, берем делаем и все. И это будет самый лучший результат.

Как только чувствуем, что начинаем “сдуваться”, берем паузу, на что-то переключаемся, возвращаемся, и тогда мы опять сможем быть эффективны.

У средне-слабого типа нервной системы бывает в конце или в начале подъем, но потом идет все на спад. Это тоже нужно учесть, чтобы распределять свое время.

Интересный момент. Например, вы увидели, что принадлежите к сильной нервной системе, подъем здесь идет в середине. Представляете, если мы этот график наложим на рабочий день - в середине дня у нас обед. Человек просто теряет всю эффективность, этим людям вообще нельзя прерываться, у них пик эффективности в середине дня.

В слабой нервной системе все наоборот - здесь нужно не делать маленький обед. Подойдет испанская версия, когда идут гулять на два часа, занимаются своими делами и дают гораздо больше результата, чем если вы полностью переключитесь.

Вы получили в свои руки очень классный инструмент, в том числе это инструмент тайм-менеджмента. Вы можете наложить свой график на любую одинаковую деятельность. Например, это спортивная тренировка: наложили график, и вы знаете, когда делать самые “противные” и сложные упражнения, а когда можно немного расслабиться.

Или вы применяете график в отношении своего рабочего дня или какой-то задачи - это тоже нормально. Если вы живете типичными рабочими неделями, то наложив этот график на неделю, вы сможете понять, в какие дни нужно не перенапрягаться, а в какие вы получите максимальный результат.

Свою физиологию не обманешь, гораздо проще будет, если вы начнете это применять так, как оно задано.

1. Похожие задачи в один блок.

2. “Технику помидора”.

3. "Правило 3-х минут” и прочие.

Когда мы компонуем какие-то типичные дела в одну кучу, мы не тратим время на то, чтобы собраться и можем быть эффективны. Очень классная “Техника помидора” - когда мы ставим таймер на 20-30 минут и ни на что не отвлекаемся, концентрируемся на задаче.

Почему эта техника важна?

Может показаться, что тем, кто в начале дает самый большой результат, раскачиваться не нужно: сначала сделал, а потом - расслабился. Но наш мозг устроен так, что если нужно сделать сложную задачу, пойти вглубь, то нам нужно 20-30 минут на то, чтобы вообще войти в хорошую концентрацию. Отрезки, которые помогают удерживать внимание, нам важны.

Есть еще "Правило 3-х минут", оно работает для любых этапов. Если есть какая-то задача, которую можно сделать за три минуты, сделайте ее сразу, чтобы они не накапливались. Это очень полезная штука.

В соответствии с нашим графиком не нужно менять количество дел и ресурсов, времени. Вы просто меняете очередность дел и получается другой результат. Например, вы сделали ровно такое же количество задач, но чувствуете себя совсем по-другому, так как меньше устали и можете сделать что-то еще.

У кого-то из вас есть дети, которые делают домашние задания. Это хорошая штука, чтобы помочь распределить время ребенка. Есть сотрудники в подчинении: представляете, если каждый сотрудник будет понимать, что у него есть такая инструкция к применению. А вы будете знать, как их задействовать, кому и в какое время давать задачи и задачи какой сложности.

1. Как и с каким настроем заходите на обучение? Как это влияет на результат?

2. Как реагируете на задачи? Как можете это учесть, когда сами ставите кому-то задачи?

3. Насколько вы в контакте с собой (уже интуитивно знаете свои особенности и используете это)?

4. Какие закономерности выявили и как это собираетесь применять?

На нашем вебинаре было две параллельные деятельности - с одной стороны, мы составили индивидуальный график работоспособности, который вы можете применять сразу же. И второй момент - разобрали тему, как давать инструкции, чтобы с ними можно было что-то делать.

Темы закономерностей, постановки задач и типы нервной системы мы будем обсуждать на курсе “Психология для руководителей. Тонкая сторона вашего бизнеса с температурой 36.6”. Это комплексная программа, в которую входят три обучающих модуля. Старт каждого модуля можно посмотреть в расписании. Присоединяйтесь!

Статья написана по материалам вебинара / 16 ноября 2021.