Просто, удобно, легко: инструменты тайм-менеджмента

Можно быть профессионалом в своей нише, но неправильно распределяя время, вы будете все время срывать дедлайны и работать в режиме “все срочно”. Используя метод Alpen, можно посмотреть на свой рабочий день под другим ракурсом и получить алгоритмы работ к задачам любого уровня сложности.

Метод был составлен немецким профессором Лотаром Зайвертом. За основу создания было решено взять три инструмента: матрицу Эйзенхауэра, технологии тайм-менеджмента и принцип постановки целей Б. Франклина. Получился работающий, и, главное, простой в применении метод.

Чтобы эффективно управлять своим временем, нам нужно взять во внимание 5 основных точек.

А: составление расписания (Aufgaben)

L: оценка времени для задач (Länge schätzen)

P: планирование времени (Pufferzeiten einplanen)

E: расстановка приоритетов (Entscheidungen treffen)

N: контроль, анализ, итоги (Nachkontrolle).

Чтобы понимать весь объем поставленных задач, необходимо проработать и записать все то, что нужно сделать.

Это может быть составление списка дел или заполнение шаблона планировщика. Пока не нужно что-то упорядочивать - этому процессу вы уделите время при планировании. Просто сконцентрируйтесь на переносе своих задач из устного в текстовый формат - воспользуйтесь инструментами-помощниками, например, календарем Google, платформой Trello.

Как только вы закончите формулировать расписание, выделите более сложные и разбейте их на задачи меньшего размера / более простые. Старайтесь, чтобы во временном формате выполнение работы укладывалось примерно в 1 час.

Перечень задач может быть немалым - необходимо напротив каждого пункта прописать примерное время, заложив его на выполнение. Иногда задач очень много, и они не вкладываются в продолжительность вашего рабочего дня. Тогда нужно еще раз реально пересмотреть их и спланировать время с учетом поправок.

Работая на этом этапе, необходимо учитывать все особенности своей продуктивности на основании опыта: склонности к прокрастинации, необходимую частоту перерывов, темп работы. Прописав все пункты, вы получите реальную оценку времени, необходимого для выполнения проекта.

Планирование помогает определить, сколько времени необходимо для выполнения работы. Вы прописываете свои рабочие задачи, устанавливаете для них определенный порядок и сроки выполнения.

Хорошее решение - включить резерв времени на каждый день. Так вы сможете придерживаться графика при возникновении непредвиденных проблем: пробок по дороге на встречу или время на важный звонок, отвлечься на который пришлось при работе с проектом.

На этом этапе можно использовать свой онлайн-календарь, шаблон планировщика, дневник или электронную таблицу. Отличный инструмент для планирования задач - платформа Bitrix.

После завершения этапа планирования задачи должны быть расставлены по приоритетам. В первую очередь вы должны основывать на важности: насколько приоритетна задача и на каком этапе выполнения она находится.

Лучше всего воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, распределив задачи в таком порядке:

1) Важные и срочные (сделать надо здесь и сейчас)

2) Важные, но несрочные (сделать в течение выделенного времени)

3) Срочные, но неважные (можно сделать позже или делегировать)

4) Несрочные и неважные (возможно отложить, перенести или кому-то передать).

Перед выполнением задачи любой сложности важно понимание, какие инструменты тайм-менеджмента, ресурсы или навыки нужны, чтобы убедиться в правильности ее выполнения. Можно составить ряд пунктов, которые помогут в организации процессов.

С учетом сложности работ необходимо подобрать:

→ технологии для выполнения;

→ программы;

→ поддержку / помощь со стороны других отделов / сотрудников;

→ сторонние решения для этих задач.

Следует делегировать полномочия, если вы понимаете, что не можете сделать все самостоятельно. Также потребуется делегировать полномочия, когда вам потребуется сторонний опыт или помощь. И, безусловно, необходимо делегировать часть задач, чтобы высвободить время для более приоритетных и внеочередных заданий.

Анализируя работу и подводя итоги, проанализируйте, было ли комфортно работать с этими инструментами, что можно улучшить и на каких этапах выделить больше времени. Сопоставляя прошлый опыт и планы на будущие задачи, вы сможете усовершенствовать подходы и подобрать для себя наилучшие инструменты тайм-менеджмента.

Многие терпят неудачу, когда дело доходит до тайм-менеджмента, потому что они недостаточно дисциплинированы, придерживаясь своей системы или подходов, которые они используют для управления временем.

Вы можете сказать что-то вроде: «Иногда я составляю список», или «Да, я пытаюсь составить план», или «Я всегда применяю эффективные инструменты тайм-менеджмента». Но на деле, не соблюдая свои же планы, задачи будут стопориться в одной точке. Именно дисциплина или поведенческие элементы тайм-менеджмента так важны для успеха.

У вас могут быть лучшие инструменты и навыки для управления своим временем, но если не будет самодисциплины в их использовании, они просто не будут работать.