Этапы и преимущества инструмента
Если рабочий график заполнен срочными и приоритетными задачами, вы не успеваете сделать всю работу и часто задерживаетесь в офисе вне рабочего времени, скорее всего, вы не делегируете задачи или неправильно это делаете.
Делегирование действительно потрясающий инструмент. Грамотно поручая задачи сотрудникам, руководитель высвобождает время для управленческих задач и избегает повышенной нагрузки. В то же время, делегирование полезно и сотруднику: это возможность для роста и проявления своих профессиональных компетенций.
Разберем пять шагов эффективного делегирования, чтобы раскрыть преимущества этого важного инструмента и узнать, как повысить свою продуктивность.
Этап 1. Определите задачи, которые будут делегированы
На начальном этапе необходимо пересмотреть задачи, график и составить список тех работ, которые будут делегированы. Чтобы определиться с выбором, можно руководствоваться несложными вопросами, например:
– Есть ли у кого-нибудь из команды / сотрудников знания и навыки для выполнения этой задачи?
– Есть ли резерв времени, чтобы делегировать полномочия и следить за процессом?
– Какого уровня сложности и ответственности требует задача?
– Кто из сотрудников уже выполнял подобную задачу ранее?
Самые важные и приоритетные задачи на первом этапе не стоит делегировать. Для начала вы можете попробовать поручить команде выполнить технически несложную работу и проанализировать результат. Затем можно переходить к более сложным задачам.
Этап 2. Выберите, кому делегировать
На втором этапе важно проанализировать профессиональные навыки и знания каждого члена вашей команды, чтобы определить, у кого больше синергии с делегируемой задачей. Также стоит проработать мотивацию каждого сотрудника по выполняемым задачам, чтобы понять, подходят ли компетенции человека для задачи и выполнял ли он подобные работы ранее. Этот анализ позволит вам сопоставить задачи по компетенциям сотрудников и выбрать наиболее подходящую кандидатуру, ответственного специалиста.
Этап 3. Организуйте обучение и практику
Даже опытным специалистам вашей команды необходимо объяснить, что нужно сделать, дать необходимый инструментарий, указать сроки и описать ожидаемые результаты. Если у сотрудника есть потребность в обучении, вы, как руководитель, обязаны провести обучающий экскурс напрямую или подыскать альтернативы для того, чтобы предоставить необходимую теоретическую / практическую подготовку. Безусловно, вы не должны “обрезать крылья” и запрещать применение инновационных инструментов для более креативного выполнения работы. Но на этом этапе человек должен чувствовать себя подготовленным.
Этап 4. Отслеживайте прогресс выполнения задачи
Помните, что делегировать не означает избавиться от задачи. Если вы делегируете задачу кому-то из своей команды, ее результаты по-прежнему остаются полной ответственностью лидера. Поэтому необходимо регулярно координировать выполнение работ и следить за прогрессом. Запланируйте несколько рабочих встреч, чтобы узнать, на каком этапе выполнения находится задача, а при необходимости окажите поддержку и помощь, согласуйте процессы. Своевременный контроль и координирование дают высокий шанс получить отличный результат.
Этап 5. Проанализируйте результаты
Это завершающий этап, во время которого необходимо отметить достижения, проанализировать результаты, признать ошибки (если они были) и понять, как избежать их в будущем. Проработайте с командой, смогли ли вы оправдать все ожидания и согласованные пункты, вместе поразмышляйте, что можно было бы улучшить. Проведите самоанализ и рефлексию, чтобы понять, смогли ли бы вы, как руководитель, улучшить свою роль для следующего делегирования.
Делегирование как инструмент не стоит игнорировать - он имеет множество преимуществ, таких, как высвобождение времени, повышение производительности, повышение лидерской эффективности и авторитета. Поручение задач снижает рабочую нагрузку, он экономит время и может сосредоточиться на более важных управленческих задачах.
Также делегирование позволяет развиваться и расти другим людям, так как выявляет проблемы и дает возможность обучиться эффективным инструментам. Следовательно, делегируя, у вас будет более опытная команда сотрудников с высокими профессиональными навыками, что в дальнейшем будет способствовать выявлению и подготовке преемника.
Ну и безусловно, делегирование выступает отличным инструментом для мотивации команды, поскольку каждый сотрудник чувствует себя ее частью и, тем самым, повышает свою вовлеченность и приверженность компании.
