Фасилитация: придать форму содержанию

Идеально, когда командное обсуждение рабочих вопросов охватывает запланированные пункты, все идеи озвучиваются, не упускаются удачные решения. Однако в подавляющем количестве случаев некоторые участники «выпадают» из общего обсуждения, упускаются важные вопросы, в результате чего вроде бы изначально активная встреча перерастает в скучное собрание с нулевой эффективностью.

Чтобы деловое обсуждение было максимально продуктивным, необходимо знать и применять основы фасилитации. Разберём тонкости и нюансы этого инструмента.

Фасилитация (facilitate) в переводе означает способствовать, облегчать, помогать. По сути это направление включает набор инструментов, навыков и процессов, помогающих координировать групповое обсуждение в нужное русло с целью сделать его максимально результативным.

Любое обсуждение имеет форму и процесс. Так вот фасилитатор является именно тем человеком, который отвечает за сам процесс групповой встречи, создавая благоприятные условия для людей, отвечающих за её содержание.

Так ли нужен фасилитатор при организации рабочего собрания (планёрки, встречи) и любого группового обсуждения? Безусловно, зачастую необходим. Участники собрания могут быть настоящими профи своего дела, но иметь низкие коммуникативные навыки. У людей может отсутствовать гибкость, умение слушать других, они будут упрямо гнуть свою линию и не слышать других. Если каждый участник встречи будет вести себя подобным образом, собрание зайдет в тупик. И именно фасилитатор знает, как создать комфортные условия для всех участников процесса.

Задачи фасилитатора:

По сути, фасилитатор – профессионал в коммуникативной области, всесторонне развитый и авторитетный тренер, который объективно оценивает групповую работу и управляет ею. В данной роли может быть руководитель подразделения, HR-специалист или профессиональный фасилитатор и обладать следующими навыками:

1. Способностью понимать групповую динамику и умением выстраивать процессы обсуждения.
2. Иметь опыт в передовых способах ведения деловых встреч.
3. Вносить в обсуждение креативность, формировать заинтересованность участников.
4. Видеть и корректировать ход обсуждения (вовлекать скучающих, приостанавливать доминирование и давление со стороны наиболее активных участников, вносить баланс в процессы).
Ну и конечно, фасилитатор должен получать радость от своего дела и создавать приятную, комфортную обстановку всей группе.

В первую очередь фасилитатор отвечает за организацию и ход собрания, не давит на участников, не форсирует события. Он поддерживает конструктивный диалог и умело управляет дискуссией, не принимая в ней прямого участия. Первой его задачей выступает правильная организация группового собрания.

Принципы организации собрания с позиции фасилитации:

1. Предварительное проектирование.
2. Управление групповой энергией.
3. Вовлечение участников в дискуссию.
4. Вера в способности людей.
5. Открытость и искренность фасилитатора.

Проектирование встречи является одним из самых важных этапов. Необходимо определить цели собрания, его задачи и направление. Следующий шаг – сбор информации об участниках собрания. Это поможет выбрать инструменты фасилитации, которые пригодятся для управления энергией всей группы.
Организатору встречи также необходимо продумать место, в котором будет комфортно всем участникам. Даже работающий кондиционер может сыграть не на руку и подорвать работоспособность людей: кому-то будет комфортно в холоде, а кто-то непрерывно будет думать о своём здоровье. Продумать необходимо и сам формат собрания: возможно, лучше не сидеть, а двигаться. Меняя обстановку встречи, можно повлиять на ход её течения: есть вероятность, что во время спокойной прогулки спонтанно возникнут идеи даже для самой непростой задачи.

Например, для организации онлайн-встречи необходимо продумать адаптированный сценарий обсуждения, выбрать инструменты для визуальной демонстрации, элементы геймификации. Для активного взаимодействия участников подбирается современная онлайн-платформа (например, MURAL), а также приложение для конференций и работы с онлайн-группами (например, Zoom).

Подготовка процесса обсуждения. При организации собрания по основам фасилитации необходимо помнить, что не всегда люди готовы к новому для них формату. Поэтому их нужно заинтересовать, вовлечь, показать, как можно договориться и распределить ответственность между участниками. Каждый член команды должен понять, принять все договорённости и осознать, что они крайне необходимы.

Вовлечение участников целесообразно проводить в первые 5-15 минут начала встречи. Необходимо использовать наводящие и прямые вопросы (например, «Что мы можем сделать...», или «Каким способом можно достичь запланированного результата...?»), чтобы участники не «выключались» из обсуждения. Нелишним будет определить список важных вопросов, а в процессе постоянно возвращать участников к их обсуждению.

Хороший инструмент фасилитации – обоснованный вопрос. Ставя его перед участниками, фасилитатор позволяет им максимально погрузиться в суть проблемы. Это такая своеобразная картинка, задача которой – заставить всех думать, размышлять, работать. Например: «Представим наш проект спустя полгода. Мы выполнили эти задачи, работаем с партнерами, получаем прибыль... подумаем, что помогло нам достичь таких результатов?».

В процессе собрания инструменты фасилитации помогают сохранить максимальное количество хороших идей. Для этого необходимо распределить обязанности: например, поручить каждому участнику записывать свои мысли в процессе обсуждения. Важно, чтобы каждый понимал, что его идеи очень важны для команды.

Отличным решением будет использование парковочных листов. Часто бывает, что в ходе обсуждения рождается какая-то уникальная идея, но она не относится к горящей проблеме. С помощью парковочных листов фасилитатор может записать, «запарковать» мысль, чтобы вернуться к ней позже. На парковочных листах также можно зафиксировать правила встречи, например, «Перезагружаемся через каждые 15 минут», «Сначала вопрос», «Двигаемся в рамках темы» и так далее.

В конце собрания проводится закрытие встречи. Это подведение итогов после проделанной группой работы, обмен выводами и эмоциями, а также обратная связь от руководителя.

Фасилитатор должен уметь сочетать несколько техник и инструментов в процессе работы, ориентироваться в форматах собраний и понимать целесообразность внедрения выбранной методики. Например, для поиска свежих идей можно использовать метод «Мозговой штурм», а для уменьшения негативных эмоций в обсуждении применить «Поляризацию мнений».

Хорошей техникой в фасилитации выступает «Открытое пространство». Метод помогает в рамках одной темы выбрать наиболее правильные решения и ответить на большое количество вопросов. Путём ряда шагов процесс поиска решений приводит к выбору алгоритма действий для воплощения задуманного плана в жизнь.

Схема техники выглядит так:

🔹Формулирование ключевого вопроса
Что мы хотим? Как получить...?
🔸Фокусировка на обсуждении
Что мы имеем сейчас?
🔹Генерация идей
Каждый участник развивает идею другого участника
🔸Кластеризация идей
Идеи разбиваются на группы, каждой группе присваивается название
🔹Оценка идей
Эффективность, конструктивность, результативность идеи
🔸План действий по внедрению решения
Дорожная карта исполнения решения

Применяя основы фасилитации, собрание проходит активно, нескучно, легко обсуждаются самые актуальные вопросы. Нет ощущения, что время проведено зря. Происходит плавная сплочённость людей, царит дружеское обсуждение важных вопросов, а каждый участник чувствует свою значимость для компании.

Успешное совещание команды в рамках фасилитации – это качественная работа команды и фасилитатора, который чувствует темп, уровень бесед, понимает цели команды и использует для управления обсуждением самые эффективные инструменты.