Повышаем продуктивность и устраняем хронофаги
Трудно избежать отвлекающих факторов на рабочем месте: почта, телефон, разговоры с коллегами - все эти, казалось бы, мелочи, мешают сосредоточиться на рабочих задачах. Как результат - прошел день, ничего из запланированного не было сделано. Череда таких “очень полезных” дней приводит к созданию бесконечной загруженности и срыву дедлайнов. Но решение есть: примем тот факт, что полностью избежать отвлекающих факторов невозможно и попробуем минимизировать их негативное влияние на производительность.
Основные факторы, снижающие продуктивность:
– Чрезмерный шум. При работе в офисе, особенно на открытых площадках, шум от разговоров других сотрудников, устройств и строительный шум мешают сосредоточению.
– Частые перерывы. Отвлекают и мешают работе другие сотрудники, заглядывающие друг к другу на чай и разговоры, входящие запросы на почту от программного обеспечения, телефонные звонки.
– Уведомления по электронной почте, социальные сети. Постоянная проверка обновлений из входящих электронных писем и социальных сетей является самым распространенным хронофагом (пожирателем времени).
– Ненужные совещания. Так как само совещание требует детальной организации, подготовки и оповещения, и кроме того, занимает рабочее время, если нет явных причин для собрания, можно его и не делать.
– Многозадачность. Если перед сотрудником стоит слишком много дедлайнов, он не сможет сосредоточиться на одной задаче для качественного выполнения работы.
– Личные отвлекающие факторы. В этот перечень входят звонки, смс-сообщения от друзей, родственников, членов семьи в рабочее время. Этот хронофаг также необходимо пересмотреть и дозировать.
Оптимизируем рабочие процессы и устраним хронофаги
1. Создайте обстановку, свободную от отвлекающих факторов
Хотя вы не можете полностью контролировать уровень шума в вашем офисе или уровень отвлекающих факторов, можно создать свободные от этих факторов пространства для сосредоточения. Пусть это будут тихие комнаты или закрытые помещения для сотрудников, которым необходимо сосредоточиться на важном проекте.
Отличное решение для работы с хронофагами - выделить специальные места для телефонных звонков и других отвлекающих занятий, находящиеся в удаленном месте от основного офиса. Если работе мешает стройка по соседству или посторонние шумы, можно предложить использовать наушники с шумоподавлением.
2. Поощряйте самоуправление сотрудников
Дайте сотрудникам возможность самостоятельно справляться с отвлекающими факторами, поощряйте их личную ответственность. Например, можно использовать программное обеспечение ActivTrak (мониторинг активности пользователей). Инструмент предоставляет данные о высокой и низкой продуктивности сотрудников, что позволяет им правильно планировать свой рабочий день.
Поощряйте сотрудников, которые эффективно распоряжаются своим временем, и поддерживайте тех, кто изо всех сил стремится улучшить продуктивность команды.
3. Создайте целеустремленную команду
Развивайте корпоративную культуру, основанную на поощрении сосредоточенности и продуктивности. Создавайте открытые каналы коммуникации для обсуждения рабочих вопросов между членами команд. Внедряйте инструменты и технологии, способствующие сотрудничеству и делающие совещания краткими и целенаправленными.
Дайте сотрудникам свободу в выборе инструментов для повышения собственной продуктивности, будь то отключение уведомлений или установка напоминаний в календарях. Пусть сами устанавливают границы и находят способы оставаться сосредоточенными на работе. И, что немаловажно - руководство должно подавать пример высокой продуктивности, так как сотрудники смотрят в первую очередь на своего руководителя, который задает тон всей команде.
4. Поддерживайте перерывы
Доказано, что частые перерывы повышают производительность и концентрацию внимания, позволяя нашему мозгу подзарядиться. Поощряйте сотрудников делать перерывы в течение дня, чтобы отвлечься от своих рабочих задач. Вы можете запланировать регулярные 10-15 минутные перерывы и установить четкое правило - обедать вдали от своих компьютеров.
В офисе должны быть удобные места для перерывов, например комнаты отдыха или места общего пользования. Во время перерывов сотрудники могут проверять текстовые сообщения, личную электронную почту, посещать социальные сети или заниматься личными делами. Такое решение поможет минимизировать влияние отвлекающих факторов в рабочее время.
5. Сбалансируйте рабочую нагрузку
Сжатые сроки и переутомление являются основными проблемами, приводящими к снижению продуктивности. Загруженные работой сотрудники с большей вероятностью будут отвлекаться от работы или страдать от эмоционального выгорания, что создаст цикл низкой эффективности.
Чтобы снять нагрузку, необходимо пересмотреть загруженность, оптимизировать задачи и равномерно распределить их между всеми членами команды. Предотвращайте перегруженность, правильно распределяйте рабочую нагрузку и своевременно выявляйте признаки выгорания персонала.
6. Ограничьте количество собраний
Совещания являются необходимой частью рабочей культуры, позволяющей объединить членов команды и продвигать проекты вперед, но в то же время они выступают одним из наибольших отвлекающих факторов на рабочем месте.
Около 47% сотрудников уверены, что рабочие совещания - это непродуктивно проведенное время, особенно, если они слишком частые.
Исключите ненужные встречи, чтобы не тратить время впустую и не отвлекать сотрудников. Чтобы определить, необходима ли встреча, составьте повестку дня и посмотрите, достаточно ли материала, который стоит осветить. Возможно, эту информацию можно просто передать по электронной почте.
7. Оптимизируйте рабочие процессы
В перечень самых востребованных и эффективных инструментов входят:
Hubstaff - программное обеспечение для управления персоналом, который предоставляет инструменты для отслеживания времени и собирает показатели производительности.
ProfiHub - это облачный инструмент для совместной работы и управления проектами, который помогает командам перейти от планирования проектов к их эффективной реализации.
Scoro - ПО для управления работой, призванное помочь командам оптимизировать рабочий процесс.
Trello - веб-инструмент для управления проектами и совместной работой.
Toggl - программа для учета рабочего времени, которая позволяет командам отслеживать эффективность своего рабочего времени.
Harvest - популярное программное обеспечение для учета времени и выставления счетов, которое работает на нескольких устройствах.
Bill 4Time - ПО для подсчета рабочего времени и выставления счетов, разработанное специально для юридических фирм и других отраслей, связанных с предоставлением услуг.
Мы рекомендуем:
