Катастрофа от срыва: острый вопрос дедлайнов

Дедлайн на задание: один день.

Понедельник: «До вечера задание будет сделано». Вечер: «Извините, не хватило времени. Утром будет готово». Вторник: вне зоны доступа целый день. Среда: «Был очень занят, гарантирую, крайний срок сдачи будет четверг». Четверг: «Работаю, нужно еще немного времени». Пятница: сдан «полуфабрикат» задания со словами «Посмотрите, как вам. Внесите коррективы, я сделаю правки...». По итогу: работа над заданием растянута на две недели.

Знакомая ситуация? Она называется «срыв дедлайна».

Распространенное в рабочей среде слово «дедлайн» ранее имело другое значение. Дословный перевод deadline означает «мертвая линия» (именно так в США названа полоса вдоль тюремного ограждения, нарушение границ которой запрещено заключенным).

Сегодня дедлайн звучит совсем не устрашающе, однако его срыв может изрядно подпортить репутацию сотрудника и негативно сказаться на его карьере в будущем. Не хотите прослыть человеком, постоянно срывающем дедлайны? Воспользуйтесь нашими советами и рекомендациями.

Дедлайн – одна из самых частых причин стресса на рабочем месте (по результатам исследования Harvard Business Review). Сотрудники относятся к крайним срокам по-разному: один «разбивается в пух и прах», но сдает работу вовремя, другой – просит отсрочку. Масштабы задачи давят на нас, заставляют усердно работать, и, как ни странно, в некоторых случаях откладывать ее выполнение.

Группа голландских исследователей была приглашена на конференцию для выступления в паре с норвежским профессором. Встреча была более чем значимой: планировался международный конгресс в области ландшафтной экологии. Были приглашены известные лица, политики, что в дальнейшем могло повлиять на судьбу финансирования и работу всей исследовательской группы.

Голландские исследователи занялись начальной подготовкой: встретились с профессором из Норвегии, выбрали тему для доклада и проработали основные фишки. Время шло, работа над речью откладывалась, и доклад не был готов даже за день до намеченного отъезда.

Понимая всю серьезность ситуации, группа начала усердно работать. Исследователи писали во время перелёта, во время обеда и не спали ночь перед конференцией, чтобы завершить свою речь. Понятно, что выход на сцену был полон эмоций, но ученые были так измождены и истощены, что совершенно не испытывали радости от успешного выступления. Подготовка к событию превратилась в двухдневный рабочий марафон и отняла все силы.

Вот он, коварный дедлайн: почему же неправильный подход к задаче может стать поворотным моментом и испортить самое приятное впечатление?

Основные причины срывов крайних сроков:

При таком подходе к делу общая нагрузка на сотрудника напоминает снежный ком. Одни дела откладываются, задачи накладываются на другие, времени катастрофически не хватает, и, как результат, стресс и спешка.

К слову, спешка – это такой вид рабочего шаблона, который практически всегда дает работу низкого качества. Потому что нет времени обдумать задачу, взглянуть на нее под другим углом или посоветоваться с коллегами. Возникает замкнутый круг: спешка – низкосортный результат – доработка – отсрочка и срыв дедлайна.

Итак, вступаем в борьбу со срывами дедлайнов и применяем следующие способы.

В 2018 году сотрудники Oxford Academic провели эксперимент. Участников поделили на две группы: первой была дана задача на срок в 7 дней, другой – та же задача, но со сроком в две недели. По итогу эксперимента, дедлайн не сорвала группа с более коротким сроком выполнения задачи.

Действует эффект срочности: если задание нужно выполнить в короткие сроки, человек с легкостью берётся за дело и успевает справиться вовремя. И наоборот, чем больше времени дается на задание, тем сложнее оно кажется, и, как следствие, человек подсознательно настраивается на значительные энергетические затраты, откладывает сложную задачу и срывает сроки.

Хотите не сорвать дедлайн? Ставьте более короткие, но реалистичные сроки.

Планирование рабочего времени необходимо проводить перед началом каждого проекта. Разбейте работу по шагам, сформируйте из задач несколько подзадач и выделите приоритетные цели. Четкий график запланированных работ не даст возможности потерять ориентиры и даст понимание того, на каком этапе рабочего процесса вы сейчас находитесь.

На помощь придут специальные приложения (например, Trello, To do list). Можно использовать доску со стикерами, записывать этапы прогресса на бумаге. Главное, найти свой путь систематизации и целеполагания для максимального погружения в рабочий процесс.

Начните выполнение задачи. Не через два часа и не завтра. Сейчас. Процесс работы позволит вам набрать обороты и преодолеть состояние стресса. Хуже всего, если за день до сдачи проекта сотрудник обращается с заявлением: «Мне кажется, здесь чего-то не хватает...». В одно мгновение это ставит его профессионализм и деловые качества под сомнение, ведь он дал понять, что отложил работу в самый конец, и, в принципе, уже находится на грани срыва дедлайна.

В процессе работы примените прототипирование: по завершении какого-то фрагмента задания отправьте его получателю (например, готовый дизайн или набросок отчёта). Это позволит получить ценные отзывы уже на начальной фазе работы и получить обратную связь для исправления недочётов.

Воспользуйтесь техникой SMART по достижении целей. Вы сможете установить оптимальные сроки работы и ясно видеть структуру задачи.

S (specific), конкретика. Ставьте перед собой конкретную цель.
M (measurable), измеримость. Насколько цель измерима? Установите критерии для её измерения.
A (achievable), достижимость. Достижима ли цель? Проанализируйте свой опыт, возможности, ресурсы, время и ограничения.
R (relevant), значимость. Определите выгоды по достижении цели.
T (time bound) установите временные рамки.

Техника имеет простую схему, что облегчает определение конечных целей или задач. Пользоваться алгоритмом удобно, применение не требует специальных навыков. Однако стоит пересмотреть мелкие подзадачи, которые включены в вашу схему. Они могут потребовать больше времени, чем рассчитано в самом начале и снизить качество работы.

Установка сжатых сроков не всегда говорит о профессионализме сотрудника. Можно сказать «Да я справлюсь с этой задачей за час!», но лучше для подстраховки взять часок-другой про запас.

Измените дедлайн: поставьте для себя крайний срок сдачи на день или два дня раньше, чтобы иметь резерв времени на непредвиденные обстоятельства. Может, отключат электричество или выйдет из строя техника. Несколько дней, которые есть у вас «про запас», в любом случае лишними не будут и пригодятся для финальной проверки работы.

Пересмотрите свой рабочий день: как часто вы отвлекаетесь на просмотр почты, соцсети, мессенджеры. Может, накладка загруженности на постоянные отвлечения и формирует то напряжение, которое позволяет допустить срыв дедлайна?

О том, как бороться с хронофагами - "пожирателями" времени, вы узнаете на крауд-тренинге Александра Фридмана "Корпоративные хронофаги: найти и обезвредить".

Избавьтесь от хронофагов, повышайте точность управления, чтобы обеспечить рентабельность бизнеса. На онлайн-курсе не будет никаких чудес - только эффективные методики!

Никто не может быть застрахован от пропуска дедлайна. Однако если вы чувствуете, что не укладываетесь в сроки, сообщите об этом руководству. Сделайте это заранее, подкрепив свои слова уважительной причиной. Если причина действительно веская, в большинстве случаев вам пойдут навстречу и сдвинут временные рамки.

Постоянные срывы дедлайнов могут стоить вам доходов и карьерного роста. Крайне непрофессионально сдавать работу не в срок и не предупреждать о задержке. Чтобы сгладить неприятность, добавьте к своей работе то, что компенсирует неудобство. Напишите две дополнительные страницы к исследованию, украсьте презентацию, прикрепите небольшое эссе к проекту или немного снизьте размер гонорара. Возможно, это не всегда вам на руку, но вы оставите о своей работе положительное впечатление.

Срыв дедлайна – неприятная ситуация. Правильные стратегии помогут вам лучше управлять сроками, понимать, на каком этапе вы находитесь и сколько времени может потребоваться для работы ещё. Всегда расставляйте приоритеты: тщательнее работайте над важными задачами и тратьте меньше времени на малозначимые цели. В награду вы получите качественную работу в срок и хорошие отзывы о вашем профессионализме.

Станьте профессионалом! Изучите направления, которые помогут избегать дедлайнов, правильно планировать рабочее время и пополнят ваш багаж знаний новыми приемами и технологиями!

Рекомендуем к просмотру: вебинар Максима Киселева "Учимся делать прогнозы на финансовых рынках".

На вебинаре мы узнаем, как работает интуиция при принятии решения на финансовых рынках и когда стоит ей доверять, какие существуют подходы к анализу и прогнозированию будущей рыночной конъюнктуры.